fissman-sale.ru → Услуги

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Время нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы следует отметить в табеле учета рабочего времени, для чего применяются специальные буквенные и цифровые обозначения.

Данный учетный документ может составляться по типовой форме Т-12 или Т-13, при этом обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени одинаково независимо от применяемого бланка.

Различие в выборе необходимого кода для отражения в табеле связано с основанием для предоставления выходных дней без заработной платы

Обозначение в табеле:

если предоставление отпуска за свой счет является обязанностью работодателя по ТК РФ — то в соответствующих днях в табеле проставляется буквенный код «ДО» или цифровой «16»;
если предоставление осуществляется с позволения работодателя (по взаимному согласию сторон), то следует обозначать другие коды — «ОЗ» или «17».

Каждый день отпуска без сохранения заработной платы в табеле отмечается указанным кодом.

Как правильно отметить в табеле

Порядок обозначения в форме Т-12:

Порядок обозначения в форме Т-13

Как обозначать отпуск в табеле, если наступил больничный

Болезнь сотрудника в отпуске за свой счет не является поводом для выписки листка нетрудоспособности и его последующей оплаты, отпускной период не продляется. Листок может быть выписан работнику по окончании его отпускного периода без заработной платы, если на момент его окончания болезнь сотрудника не завершилась.

Другой порядок действует в отношении основного ежегодного отдыха, когда больничный подлежит оплате, а отпускной период продляется.

То есть фактическая болезнь сотрудника, взявшего выходные дни за свой счет, наступившая в период отдыха без содержания, никак не влияет на обозначение в табеле учета рабочего времени. Дни, когда работник болел, находясь в отпуске за свой счет, обозначаются в табеле теми же кодами, что и сам неоплачиваемый отдых: ДО и 16 или ОЗ и 17.

Если же работник находится в трудовом ежегодном отдыхе, то дни болезни, попавшие на отпускной период, обозначаются в табеле учета рабочего времени следующим образом:

код Б или 19 для больничного с выплатой пособия;
код Т или 20 для больничного без выплаты пособия.

Как оформить отпуск за свой счет

Любой сотрудник организации или какого-либо предприятия имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в рабочий год. Но иногда возникают различные ситуации, из-за которых требуется освобождение от работы без прогулов или иных проблем. По решению руководства можно предоставить такое освобождение за свой счёт, т.е. зарплата в этот период начисляться не будет.

Отпуск без содержиния

Многие кадровые сотрудники, проработавшие не один год, сталкивались хотя бы раз с необходимостью предоставления отпуска без содержания. В некоторых случаях берётся один день, а иногда и больше из-за каких-либо непредвиденных обстоятельств. Это может быть как несчастный случай с близкими родственниками, так и просто желание немного отдохнуть и развеяться.

Если сотрудник готов пожертвовать своей зарплатой, а руководитель не против, то можно оформить так называемый отпуск за свой счёт. В данной статье представлен специальный образец приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, который поможет правильно оформить его. Скачать его можно здесь.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, каждый сотрудник имеет право на компенсируемый отпуск в течении не менее 28 дней в году. Иногда эти дни можно использовать для внепланового отдыха или для отгулов, но при превышении установленного количества дней уже не будет начисляться зарплата и компенсации. Такие моменты порой вызывают немало сложностей, поэтому желательно разобраться, как оформить отпуск за свой счёт.

Инициатором отпуска без содержания может быть только работник

Оформление отпуска без содержания

Если нет никаких препятствий, в первую очередь со стороны начальника, то подобный отпуск может даваться сотруднику в любой момент и на любой срок. Ограничений практически нет, поэтому нужно только обговорить условия с непосредственным начальством. Как правило, если есть уважительная причина, то отказать в этом работодатель не имеет права. В список подобных причин входит:

рождение ребёнка;
бракосочетание;
смерть близких родственников;
ранения и тяжёлые травмы военнослужащих (только для родителей и близких родственников).

Обратите внимание: иными словами, работодатель не имеет права отказать в неоплачиваемом отпуске по семейным обстоятельствам.

Помимо этого есть несколько других важных аспектов. Работнику-инвалиду такой некомпенсируемый отпуск по желанию предоставляется на общий срок до 60 дней в году без указания конкретных причин. Работающие пенсионеры также имеют право взять отгулы на срок не более 14 дней в году. Подробнее об этом можно узнать в кадровом отделе своей организации, а также при непосредственном общении со своим начальством. Конечно, они должны быть достаточно квалифицированным в этом вопросе.

Для получения отпуска достаточно написать заявление

Отказ работодателя в предоставлении отпуска за свой счёт

Конкретные нормативные акты описывают, как часто можно брать отпуск за свой счёт. Если такая возможность предоставляется сотруднику в соответствии с законом РФ, то у работодателя просто нет права отказать. И это в свою очередь не может стать причиной для увольнения. Любой суд обяжет восстановить работник в должности или выплатить ему положенную компенсацию. Если сам начальник не против, то количество дней, взятых за свой счёт, может быть намного больше.

Однако бывают ситуации, когда работодателя просто не устраивает длительность отпуска или дата его начала. Вполне возможно, что он хотел бы как-то перенести его или сдвинуть на другой период. Однако он не имеет права этого делать, если срок отпуска не превышает установленный законом. Длительность и уважительные причины уже указывались выше. Сотрудник самостоятельно решает, нужно ли ему использовать положенные дни и когда это лучше всего сделать.

Обратите внимание: в спорных ситуациях сотруднику в свою очередь нужно быть готовым к тому, чтобы представить доказательства обоснованности причин. Например, необходимо показать справку об инвалидности или что-то другое (в зависимости от конкретной причины). Хотя чаще всего руководителям известен особый статус или положение дел, поэтому они готовы подписать приказ.

Заявление на получение неоплачиваемого отпуска

Основанием для получения отпуска служит непосредственное заявление самого сотрудника. После этого оформляется официальный приказ по форме NT-6 о предоставлении отпуска. В данном случае следует обратить внимание на несколько важных моментов. В разделе «Б» графы заполняются следующим образом:

разновидности – «отпуск без сохранения заработной платы»;
точное количество необходимых дней;
даты начала и окончания отпускного периода.

Эти аспекты желательно предварительно согласовать с начальством, чтобы не оформлять документы несколько раз. После этого можно подавать заявление на подпись. Если возникают трудности, то лучше ознакомиться с образцом. который поможет разобраться, как оформить отпуск за свой счёт с полной защитой своих прав.

Сам работник обязательно должен ознакомиться с приказом и расписаться потом, что он знаком с его содержанием. Это обоюдная процедура, поэтому важно исключить какие-то нестыковки, например, с датами начала и окончания. В противном случае работнику могут просто засчитать прогул или он просто отработает несколько дней бесплатно.

В самих документах много дополнительных строк, которые на первый взгляд непонятны или незнакомы сотруднику. При ознакомлении следует обратить внимание на обозначение в табеле учёта рабочего времени отпуска за свой счёт, где появляются соответствующие записи:

«ДО» или «16» – если отпуск без сохранения зарплаты предоставляется с согласия самого работодателя;
«ОЗ» или «17» – если работодатель просто обязан предоставить такой отпуск вне зависимости от своего желания.

Читайте также: Протокол комиссии по трудовым спорам - образец

В личной карточке работника в кадровом отделе (специальная форма N T-2) также проставляется соответствующая метка.

Нюансы предоставления неоплачиваемого отпуска

Каждый работник ждёт своего отпуска и хочет, чтобы он выпал на удачное время. Согласно Трудовому Кодексу РФ официально полагается 28 дней. Такое решение принято в 2002 году и действует до сих пор. Но помимо этого также любой сотрудник может воспользоваться и другими положениями нормативных актов, в частности право на отгулы.

В данном случае возникает вопрос, как сдвигается отпускной период при отпуске за свой счёт более 14 дней. Это связано с тем, что некоторые работники по тем или иным причинам хотят продлить время освобождения от работы, и поэтому сочетают оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск.

Обратите внимание: необходимо помнить о том, что календарный год не совпадает с рабочим годом, так как отсчёт ведётся от даты приёма на работу. Таким образом, далеко не всегда удаётся правильно рассчитать время, когда можно отдохнуть.

Согласно положениям российского законодательства, регулирующего трудовые отношения, рабочий год сотрудника смещается на то количество дней, который он взял за свой счёт сверх тех, кто предписаны законом (14 дней). Иными словами, если человек берёт отдых более чем на 2 недели, то это может повлиять на то, когда ему предоставят уже оплачиваемый отпуск. Он рассчитывается исходя из количества официальных рабочих дней.

Таким образом, можно выделить несколько важных особенностей:

каждому работнику положено 14 дней в году в качестве неоплачиваемого отпуска;
все дни, что превышают это количество, не учитываются при расчёте стажа;
все дни, что превышают это количество, отодвигают дату следующего оплачиваемого отпуска.

Рабочий год сотрудника смещается на то количество дней, который он взял за свой счёт сверх предписанных законом

Больничный лист во время отпуска

Трудовой Кодекс РФ строго регламентирует ситуации, связанные с болезнью сотрудника, в том числе во время его официального отпуска. Однако в тех ситуациях, когда он берётся за свой счёт, возникают определённые сложности в трактовках. Проще всего, если периоды болезни по медицинским справкам и приказу совпадают, тогда работодатель имеет полное право не выплачивать пособие. На его стороне Федеральный Закон №255, статья №9 (п.1).

Если болезнь началась во время неоплачиваемого отпускного периода и продолжается после его окончания, то возникает ряд трудностей. Работодатель должен рассчитать пособие с учётом количества дней, когда сотрудник уже должен был приступить к своим обязанностям. Нужно помнить, что врачи не имеют права выписывать больничные, если они не числятся на окладе в данный момент, поэтому справка должна оформляться в день окончания периода. Из-за этого работодатели могут отправить в поликлинику, чтобы получить другую справку или же вовсе будут предложены иные варианты расчёта начисленной зарплаты.

Таким образом, отдыхать можно сколько угодно, если начальник не против. Но эти дни не будут идти в зачёт рабочего стажа, а оплачиваемый отпуск также получить невозможно. Из-за этого вряд ли получится каким-то образом их сочетать.

В подобных вопросах нельзя забывать о статусе работника. Если это инвалид или пенсионер, то ему положено больше дней, поэтому необходимо проводить расчёт правильно. Сам человек в свою очередь должен внимательно следить за этими аспектами и отстаивать гражданскую позицию. Для этого нужно представлять доказательства или справки.

Как в табеле отметить отпуск без сохранения заработной платы?

Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько разновидностей отпуска, одним из которых выступает отпуск за счет работника, когда за ним сохраняется рабочее место в организации, но не зарплата.

Отпуск без сохранения зарплаты – это вид освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей, при котором заработок работнику не выплачивается (ст. 128 ТК РФ). При этом по его окончании работник имеет право вернуться в компанию на свое прежнее рабочее место.

Обратиться к работодателю с целью получения отпуска без содержания работника побуждают существенные обстоятельства, а именно смерть близкого родственника, серьезное заболевание или заключение брака. При наличии документарного подтверждения таких обстоятельств наниматель не имеет права отказать работнику.

Процесс документарного оформления отпуска без сохранения зарплаты выглядит следующим образом:

Сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации с указанием дат начала и окончания времени освобождения от трудовых обязанностей;
Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска сотруднику (форма Т-6), а кадровый отдел знакомит последнего под роспись с этим документом;
Информация об отпуске размещается в личной карточке работника (Постановление Росстата №1 от 5 января 2004 года);
Проставляются соответствующие метки в табеле учета рабочего времени.

Стоит отметить, что указание времени отпуска без сохранения зарплаты в табеле не всегда имеет одинаковое буквенное обозначение. Аббревиатура-код отражает основание для освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей. Всего используется два основных кода – ДО и ОЗ. В каких случаях их следует применять – пойдет речь в данной статье.

Основные аспекты отображения отпуска без сохранения зарплаты в табеле

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, в котором отображается информация о числе отработанных сотрудником дней в месяце, количестве его неявок на рабочее место на основании уважительных и неуважительных причин. Этот документ несет на себе крайне важную функциональную нагрузку: на основании приведенных в нем сведений работнику начисляется зарплата.

Все работодатели РФ, вне зависимости от организационно-правовой формы деятельности, заполняют табель учета проработанного времени (ст. 91 ТК РФ). В этом вопросе их контролирует Федеральная комиссия по труду и налоговые органы.

Во многих российских организациях табель рабочего времени продолжают вести вручную и потому применяют форму Т-12. Когда же существует автоматический учет (так называемый «турникет»), то используется форма Т-13.

В чем особенности ведения табеля, который учитывает проработанное специалистом время и периоды его отсутсвия?

Во-первых, сведения в документ вносятся каждый рабочий день;
Во-вторых, по итогам месяца подсчитывается точное количество проработанных часов и дней отсутствия на рабочем месте;
И, наконец, заполненный единственный экземпляр передается в бухгалтерию – на его основании и начисляется зарплата.

Поскольку табель учета рабочего времени является официальным документом, то его заполнение осуществляется при условии строго соблюдения норм трудового законодательства. В частности, все явки и неявки работника отмечаются буквенными или числовыми кодами (на выбор кадровой службы организации). Это касается и периода пребывания работника в отпуске без сохранения оплаты труда.

Какое же обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени применяется в России? Все зависит от оснований освобождения работника от выполнения трудовых обязанностей, а именно (ст. 128 ТК РФ):

«ОЗ» или «17» применяются в том случае, если работник получил отпуск в связи с тем, что имеет прописанное в трудовом законодательстве основание – заключение брака, рождение ребенка или смерть близкого родственника (все основания должны иметь документарное подтверждение);
«ДО» или «16» используются тогда, когда освобождение от работы на определенный срок имеет место в связи с согласованием этого вопроса с работодателем (дополнительные основания для принятия такого решения, как правило, отражаются в коллективном трудовом договоре).

Читайте также: Оплачивается ли учебный отпуск в магистратуре

Как указать в табеле иные периоды отдыха без сохранения зарплаты?

В практике деятельности российских организаций существуют некоторые особые случаи предоставления отпуска без содержания. Они несколько иначе отображаются в табеле учета рабочего времени, поскольку являются частными случаями, которые работодателю важно принять к сведению, а именно:

«УД» или «13» применяются в том случае, если сотрудник пребывает в учебном отпуске, который также не предполагает сохранения за работником его зарплаты (ст. 174 ТК РФ);
«ДБ» или «18» используется для ситуации, когда работник покидает свое рабочее место в связи с использованием права на дополнительные ежегодный неоплачиваемый отпуск.

Если с первым видом отпуска ситуация вполне очевидна, то вторая его разновидность вызывает немало вопросов даже у кадровых работников. В то же время российское трудовое законодательство четко определило спектр причин, на основании которых может иметь место освобождение от выполнения трудовых обязанностей в связи с ежегодным дополнительным отпуском.

Сотрудники, ухаживающие за малолетними детьми, имеют право претендовать на него в том случае, если он предусмотрен коллективным трудовым договором (ст. 263 ТК РФ);
Граждане России, которые имеют особые заслуги перед государством, в связи с чем отмечены государственными орденами и наградами (кавалеры ордена Славы, ветераны войн, герои труда и т.п.) также имеют право на такой отпуск (ст.8 Закона РФ№4301-1, ст. 6 №5-ФЗ);
Пожарные, которые выполняют свои обязанности на добровольной основе в составе волонтерских бригад имеют право на дополнительный отпуск один раз в год, который они могут использовать или не использовать по своему желанию (ст.18 №100-ФЗ).

Важно упомянуть еще один нередко встречающийся в практике работы организаций случай, который отражается в табеле учета рабочего времени отметкой «НВ». Это бывает в том случае, если сотрудник компании решил заменить повышение зарплаты дополнительными выходными, предоставленными за сверхурочную работу или качественное выполнение рабочего задания и др. (ст. 152 ТК РФ)

Как отразить отпуск без содержания в табеле в часах?

Любой отпуск без сохранения зарплаты имеет свою продолжительность. Для его учета обычно используются календарные дни (ст. 128 ТК РФ). Однако такое правило применимо только для случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

Так, в Трудовом кодексе РФ содержатся четкие сведения о том, на сколько дней предоставляется отпуск сотруднику, который отправился в вуз сдавать сессию, стал отцом ребенка или вступил в брак. Но что делать, если у отпуска за счет работника было иное основание, прописанное только в коллективном трудовом договоре?

время отсутствия сотрудника на его рабочем месте может выражаться в часах (чего не исключает действующее законодательство);
при подведении итогов в табеле часы переводятся в дни, что облегчает расчет зарплаты.

Стоит особо подчеркнуть тот факт, что перевод часов в дни осуществляется на основании той продолжительности рабочего дня, который принят в данной организации. При этом особое значение придается указанию дат начала и окончания отпуска без сохранения зарплаты. Как указывать часы в табеле учета?

каждый день в соответствующей графе проставляется код «ДО»;
рядом с ним приписывается количество часов, в соответствии с нормами коллективного трудового договора.

Важно добавить, что вне зависимости от ежедневного обозначения отпуска без сохранения зарплаты в табеле – итоги подводятся строго в календарных днях. Это связано с тем, что при повременной оплате труда начисление зарплаты происходит чаще всего на основании среднедневного заработка.

Таким образом, для того чтобы корректно отразить отпуск за счет сотрудника в табеле учета проработанного времени важно, в первую очередь, установить – на каком основании имело место освобождение от выполнения трудовых обязанностей. Даже в том случае, если кадровая служба ошибочно проставит в документе код «ДО» вместо «ОЗ» или наоборот – организации и самим ответственным лицам грозят существенные штрафы.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Заполняя табель учета рабочего времени по каждому сотруднику, нужно использовать целый перечень кодов. И особая путаница всегда возникает в ситуациях с отпусками. Между тем ошибка в коде чревата неточностями в расчете выплат работникам. Статья поможет избежать этого.

В унифицированной форме табеля для каждого буквенного кода есть цифровой аналог. Например, отпуск в табеле учета рабочего времени отмечается кодом ОТ или 09. Вы можете использовать любой из них, но буквенные коды нагляднее. Указывать сразу оба кода нет смысла.

Для собственной формы табеля компания вправе ввести свою кодировку, но это опять же может привести к путанице и неверному расчету зарплаты. Поэтому проще использовать привычные коды из унифицированного бланка.

При этом последним днем фактической работы сотрудника будет день, предшествующий началу отпуска. Другими словами, трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Именно такой вывод сделан в определении Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О. Аналогичная точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Тем не менее работодатель должен вести учет рабочего времени до последнего дня отпуска. Даже несмотря на то, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением компания обязана в последний рабочий день выдать работнику трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться. То есть в табеле надо отразить все дни отпуска вплоть до его окончания. Такие разъяснения мы получили в Роструде.

Пример 3 : Как отметить в табеле отпуск с последующим увольнением
Работница ООО «Вектор» Харламова А. И. написала заявление на отпуск с последующим увольнением, которое администрация согласовала. Последний день работы - 2 июня, отпуск с 3 июня на 28 календарных дней.

В таком случае в табеле 1 июня нужно отметить кодом В, а 2 июня кодом Я. А все остальные дни июня - кодом ОТ. Исключение - 12 июня. Тут нужно поставить код В. Кроме того, кодом ОТ нужно будет отметить и последний день отпуска - 1 июля.

Образец заполнения июньского табеля по Харламовой мы привели выше.

Сотрудник взял отпуск за свой счет

Кодировка для отпуска без сохранения зарплаты зависит от того, по какой причине его взял работник.

Если по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам с согласия работодателя, поставьте в табеле код ДО (отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по разрешению работодателя). Если предоставить отпуск ваша компания обязана по Трудовому кодексу, например в случае свадьбы или рождения ребенка, то в табеле отразите код ОЗ (отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных законодательством). Наконец, отпуск за свой счет по коллективному договору или отраслевому соглашению в табеле отмечается кодом ДБ (ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы).

Подходящим кодом надо отметить все дни отпуска - и рабочие, и выходные. В том числе и праздничные дни. Ведь они не входят в число дней только ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же праздник приходится на время отпуска за свой счет, то на его продолжительность это никак не влияет.

Пример 4 : Как отмечать в табеле дни отпуска без сохранения зарплаты
Сотрудник ООО «Вектор» Самохвалов Ю.Г. написал заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам в период с 9 по 25 июня. Директор согласился дать сотруднику такой отпуск. В табеле бухгалтер отметил кодом ДО все дни с 9 по 25 июня - и обычные рабочие дни, и выходные, и праздничный день 12 июня.

Образец заполнения табеля по Самохвалову - выше.

Сотрудница вышла на работу во время детского отпуска

Сотрудницы, которые находятся в детском отпуске, вправе работать неполный день или на дому (ст. 256 ТК РФ). В этом случае у них есть право и на пособие по уходу за ребенком до полутора лет, и на зарплату.

Такое двойственное положение сотрудницы требует и особого заполнения табеля. Его надо дополнить еще одной строкой. И в первой строчке проставлять код ОЖ - отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, а во второй код Я - продолжительность работы в дневное время (либо В - выходной).

Пример 5 : Как отмечать в табеле дни работы во время детского отпуска
Сотрудница ООО «Вектор» Маслова О. А. находится в отпуске по уходу за ребенком. Одновременно она трудится четыре дня в неделю - со вторника по пятницу. Рассмотрим на примере июня, как заполнять табель.

Во-первых, все дни месяца без исключения нужно отметить кодом ОЖ. Во-вторых, рабочие дни следует отметить кодом Я, обычные выходные - кодом В, а все нерабочие понедельники - кодом НВ (дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты).

Образец заполнения табеля по Масловой - выше.

Но одновременно с отпуском по уходу за ребенком еще и ежегодный оплачиваемый отпуск не получится. Так считают и чиновники (письмо Роструда от 15 октября 2012 г. № ПГ/8139-6-1), и судьи (постановление Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1). То есть работать неполный день во время детского отпуска можно, а одновременно находиться в двух отпусках нельзя.

Если же сотрудница заболеет, она может рассчитывать и на больничные, и на пособие по уходу. Ведь у этих выплат разные основания.

Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.

Ведение табеля

Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

На каждом предприятии назначают ответственного сотрудника (из отдела кадров, бухгалтерии и т. д.), который специализируется на ведении табеля. Его составляют исходя из специфики деятельности компании и количества персонала.

Смысл букв

В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
Период, на который открывается табель.
Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

	Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

Обычное заполнение бланка

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Использование специального программного обеспечения

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.

Работодатель обязан вести учет приходов и уходов наемных лиц, кроме этого, он должен ставить отметки о причинах их отсутствия. Каждая из них имеет свое условное обозначение, которое позволяет в сокращенном виде проставлять информацию в соответствующие ячейки.

Заполненный табель учета рабочего времени является основанием для начисления з/п или иных выплат, поэтому его ведение должно быть корректным и соответствовать установленным нормам.

Учет рабочего времени обязателен, это правило прописано в статье 91 ТК РФ. Обязанность по ведению учета возлагается на работодателя. Рабочее время подсчитывается для того, чтобы определить выработана ли работником норма. В случае переработки он должен получить денежную компенсацию или отгул, а при недоработке не сможет рассчитывать на получение установленной заработной платы в полном объеме.

Учитываются рабочие часы несколькими основными способами:

Поденно.
Недельно.
Суммировано.

Поденный учет производится в том случае, если наемное лицо имеет строго установленный график, трудится на полную ставку и выходит на работу в указанные часы, имея при этом одинаковую продолжительность смены. Недельно считают время в том случае, если человек трудится на условии неполной занятости и имеет скользящий график работы. Условием такого подсчета является одинаковое количество рабочих часов в неделю. Суммированный подсчет позволяет применять тот и другой метод одновременно в зависимости от необходимости и учитывать часы, отработанные вразнобой.

Табель учета рабочего времени

Для систематизирования учета в организациях ведутся специальные табели. Они предназначаются для отражения фактической ситуации наличия или отсутствия наемных лиц. Табель учета рабочего времени – это пустой бланк, в который ежедневно вносится информация об отработанных часах, выходных, праздниках, отпусках, больничных и иных моментах, на каждого работника в отдельности.

В России ТК установлено, что человек должен трудиться 40 часов в неделю при условии, что он работает пять дней еженедельно либо 36 часов при шестидневке. Эти нормы должны выполняться неукоснительно, хотя у нанимателей и не всегда есть возможность выполнять норму понедельно, но в совокупности за месяц или квартал должно выходить нужное количество часов.

Табель позволяет решить ряд вопросов:

Контролировать трудовую дисциплину.
Нормировать длительность трудовой недели.
Подсчитывать общую длительность сверхурочных работ и своевременно, а главное, в полном объеме компенсировать их.
Учитывать выход в выходные и праздники.

Каждый из финансовых показателей считается по отдельным формулам и схемам, поэтому и требует различных отметок в бланке.

Основное назначение документа

Табель учета рабочего времени — многофункциональный документ при всей простоте самого бланка и способа его ведения.

Основное назначение бумаги состоит в том, чтобы следить за тем, чтобы установленное количество часов по закону и графику было работником отработано. Однако, помимо этой важной цели, документ выполняет и иные функции.

Табель имеет такое дополнительное назначение:

Позволяет получать и обрабатывать данные о том, сколько часов отдельным сотрудником было отработано.
Дает возможность подсчитывать, сколько фактического времени было затрачено на работу, выходные, простои, нетрудоспособность, отпускные периоды и иное.
Разрешает контролировать соблюдение установленных трудовых режимов.
Допускает регистрацию прогулов без причины и по вине нанимателя.
Предоставляет возможность удобно подсчитать причитающееся за отработанное время вознаграждение.

Кроме всех вышеуказанных функций, этот документ дает возможность не только с ходу оценить трудовую ситуацию, но и составить статистические отчеты по труду.

Общие правила ведения

Заполненный табель учета рабочего времени, на первый взгляд, не вызывает никаких вопросов, однако при внесении в него сведений первично у заполняющего могут возникнуть проблемы. Документ требует учета множества нюансов.

Начнем с того, что каждому работнику следует в обязательном порядке присваивать табельные номера. Этот номер присваивается не только самому человеку, но и тому рабочему месту, которое он занимает. То есть если сотрудник работает на основном месте работы и попутно совмещает иную должность, то он должен быть оформлен как совместитель и получить еще один табельный номер. Это позволит учитывать его два раза в бланке и начислять ему зарплату за две должности, а не за одну.

Отметки о неявках первично ставятся исключительно по имеющейся информации, но затем указанные данные должны быть подтверждены документально. Если документ-подтверждение отсутствует, то данные исправляются на фактически имеющиеся.

При увольнении сотрудник исключается из числа учитываемых на следующий после расторжения договора месяц. При приеме на работу нового человека он должен быть включен в бланк в том месяце, в котором фактически начал выполнять свои трудовые функции.

Унифицированные формы

Госкомстатом были разработаны унифицированные бланки, которые позволяют легко и быстро вносить сведения об отработанном времени. Таких форм всего две:

Т-12.
Т-13.

Они имеют различное предназначение, хотя по информативности идентичны. Унифицированная форма Т-12 позволяет заполнять сам бланк вручную. Для этого документ просто распечатывается или приобретается, а затем заполняется помесячно. Форма т-13 разработана и внедрена для специального электронного учета. Она подразумевает наличие автоматизированных проходных, которые считывают сведения о входящих и выходящих и проставляют время и даты таких посещений. Дополнительно в программу вносятся сведения об отсутствии.

Представленные унифицированные формы подходят далеко не для всех работодателей. Они позволяют учитывать рабочие часы в тех организация, которые имеют повременную оплату труда. Если имеет место сдельная система начисления заработка, то следует разрабатывать собственные бланки. При их разработке ориентироваться можно на уже имеющиеся образцы, которые дополняются по необходимости иными графами и ячейками.

Правила заполнения

Заполнение документа производится с учетом особых правил. Бланк всегда ведется в одном экземпляре, а данные вносятся фактически дата в дату.

Рассмотрим поэтапное внесение информации в бланк:

Название организации.
Структурное подразделение, если в компании ведется более одного бланка одновременно.
Номер документа. Нумерация начинается в начале календарного года и обнуляется по его окончании.
Дата составления – последний день отчетного периода.
Месяц учета.
Порядковый номер строки.
ФИО работника в развернутом виде.
Табельный номер.
В 4, 5, 6, и 7 графах должны отмечаться фактические явки и неявки.
В 8-й графе проставляется количество отработанных дней.
Далее идет разбивка по часам – сколько всего отработано, из них ночных, сверхурочных, выходных и праздничных.
14-я графа указывает общее количество неявок за отчетный период.

Табель подписывается сперва ответственным лицом, которое его составляло, затем начальником структурного подразделения, итоговой является подпись руководителя отдела кадров.

Обозначения в табеле

Наибольшее количество ошибок при ведении табеля фиксируется при заполнении граф об отработанном времени.

Связано это с тем, что многие путаются какой именно код поставить в том или ином случае, хотя сам бланк и содержит информацию о наиболее встречающихся аббревиатурах. Кроме общепринятых значений, разрешается вводить и свои личные условные обозначения, главное применять их системно и по итогу не запутаться с учетом.

Фактически отработанные часы отображаются в табеле следующим образом (буквенный код/цифровой код):

Дневное время – Я/01.
Ночные смены – Н/02.
В дни календарных выходных и официальных праздников – РП/03.
Сверхурочно отработанное время – С/04.
Вахта – ВМ/05.
Дни командировки – К/06.

Приведенные таблицы условных обозначений приводят два значения для каждого случая цифровой и буквенный. Какой из них использовать решает сам работодатель.

Отпуск

Обозначение отпуска в табеле предполагает использование специальных кодов, которые меняются в зависимости от вида оформленного отдыха.

Вот как в табеле прописывается отпуск:

Ежегодно предоставляемый очередной отдых – ОТ/09.
Дополнительные отпускные периоды – ОД/10.
Допотпуск, выделенный на обучение с сохранением средней заработной платы – У/11.
Дополнительные дни для учебы неоплачиваемые – УД/13.
Декретный отпуск по беременности и родам – Р/14.
Декретный для ухода за новорожденным – ОЖ/15.
Административный отдых по согласования с нанимателем – ДО/16.
Дни без сохранения зарплаты, предоставляемые по закону – ОЗ/17.
Ежегодный допотпуск, который выдается без оплаты – ДБ/18.

Разнообразие отпускных отрезков должно правильно обозначаться в бланке, ведь каждый из них оплачивается по-разному.

Прогул

Прогуливать работу нельзя, такое действие влечет за собой негативные последствия в виде выговора или даже увольнения. Однако это не отменяет саму возможность такого явления. Прогул в табеле необходимо отметить так – ПР/24.

Но существуют и иные невыходы, которые хоть и не являются выходными или отпуском, но тем не менее не означают самовольного отсутствия. Они должны указываться так:

Вынужденные прогулы по причине признания увольнения или перевода на иное рабочее место незаконными – ПВ/22.
Отсутствие на работе по причине исполнения государственных обязанностей – Г/23.
Отстранение от труда с выплатой пособия – НО/34.
Недопущение к работе без оплаты – НБ/35.
Приостановка выполнения своих обязанностей по причине задержки зарплаты – НЗ/36.
Забастовка – ЗБ/29.

Прогул может ставиться в табель, только если есть доказательства данного факта, обычно это делается после того, как подписан комиссионный акт или дана объяснительная прогульщиком. А до выяснения обстоятельств следует временить и проставить НН или 30, что означает невыявленную причину отсутствия.

Больничный

Больничный в табеле проставляется сперва авансом. Обычно, когда работник заболевает, он оповещает об этом работодателя, хотя законодательно такая норма и не установлена, но практикуется в превалирующем количестве случаев. Наниматель зная, что работник болеет ставит букву Б или цифру 19. Такой код означает, что время нетрудоспособности является подтвержденным бюллетенем и будет оплачено. Удостоверить этот факт можно только после передачи листа нетрудоспособности в бухгалтерию. Предоставить больничный можно только после его закрытия, поэтому, сколько бы ни болел человек, все эти дни ставится Б или 19.

При выходе человека с больничного он подает бюллетень и после того, как он проверен на подлинность, шифр либо подтверждается, либо проставляется иной код. Если бюллетень был фальшивым, то ставится прогул. Но может быть и такое, что бланк настоящий, но оплате не подлежит. Так бывает, если пациент имел нарушения больничного режима и получил соответствующие отметки. В этом случае ставится Т или 20, а оплата не начисляется.

Кто ответственен за ведение учета

Ответственность за табелирование может возлагаться на разных работников, все зависит от количества наемных лиц, работающих в организации. На крупных предприятиях наблюдаются следующие структуры ответственности:

Каждое подразделение имеет своего назначенного специалиста, который ведет учет в течение отчетного периода.
Все табели стекаются к одному ответственному лицу, которое проверяет сведения и правильность заполнения. Это может быть кадровик, экономист, инженер-учетчик.
Проверенные данные передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В организациях малого формата табелирование ведется сразу кадровым служащим, секретарем или даже бухгалтером.

Ответственность за отсутствие учета

Обязанности по ведению специализированного табелированного учета налагаются официально с прописанием их в должностной инструкции или даже в трудовом контракте.

Отвечать за неправильное введение информации или даже полное их отсутствие будет ответственный работник. Законодательные нормы предусматривают административные наказания.

При классификации выявленной провинности как нарушение закона о труде и охране труда КоАП в статье 5.27 предусматривает штраф:

От одной до пяти тысяч рублей виновным должностным лицам.
Такая же сумма штрафа или приостановление деятельности на срок до 90 дней индивидуальным предпринимателям.
От тридцати до пятидесяти тысяч юридическим лицам.

Первично выявленное нарушение может повлечь лишь предупреждение, но вот повторное уже грозит указанными штрафами.