fissman-sale.ru → Forex

Создание, управление и развитие тендерных отделов продаж (В. Ишутин)

Тендер – многим это слово до боли знакомо. Сразу приходят на ум госкомпании, аукционы, заявки, коррупция… У каждого найдется масса отговорок, чтобы не участвовать в тендере. Многие компании считают, что все заранее поделено, а в ТЗ (техническом задании) специально заявлены условия, которые подходят только «своим» заказчикам. Однако мифы о тендерах сильно преувеличены. И если хорошенько разобраться в этой «кухне», то можно построить успешный и перспективный бизнес на тендерах.

Что такое тендер?

Это процедура, которую заказчик проводит для поиска лучшего поставщика. Он приглашает к участию всех желающих и объявляет так называемый конкурс. Победит тот, кто предложит товар с наилучшими характеристиками (цена, качество, параметры и т.д.). Та фирма, которая обойдет остальных соревнующихся, получает право реализовать свои товары или услуги.

Несмотря на довольно сложный процесс, отказываться от участия в тендерах не стоит. Ведь это единственный способ продать большую партию продукции государственным компаниям и крупным частникам. Например, партия халатов для поликлиники или несколько десятков компьютерных столов школе. Такие товары покупаются только через аукционы. Выходит, что многие компании по своей воле отказываются от огромного числа клиентов.

Как использовать тендеры для малого бизнеса?

План по реализации этой бизнес идеи довольно прост. Вы хорошенько изучаете процесс участия в тендерах, узнаете все подводные камни, знакомитесь с законодательной базой, после чего предлагаете услуги посредничества фирмам, которые самостоятельно не рискуют участвовать в торгах.

Выгоду получают обе стороны. Компании не придется держать в штате самостоятельную единицу (специалист по участию в тендерах), а вы получите возможность заработать на вознаграждении за оказание такой услуги.

Чтобы открыть такое дело, понадобится всего лишь компьютер с доступом в Интернет и ваше желание зарабатывать. Заниматься этим бизнесом можно прямо у себя дома, а встречи с клиентами проводить на их территории.

Реализация идеи сводится к двум этапам:

Поиск существующих тендеров
Участие в тендере от лица компании.

Итак, вы регулярно просматриваете все сайты, где проводятся электронные торги, а затем предлагаете компаниям принять участие в той или иной закупке.

Что касается заработка на тендерах, то здесь важно установить ценовую категорию, которая будет выгодна продавцам. Многие компании подписываются на интернет-сайты, где появляется свежая информация о тендерах. Стоит такая подписка от 8 до 20 тысяч рублей. Посредник же готов сотрудничать за 600 рублей в месяц. Возможно, вам такая сумма покажется слишком маленькой, но ведь клиент будет не один. И цена эта включает лишь поиск подходящих тендеров. Если же брать еще вознаграждение за участие в торгах от лица компании, то расценки будут значительно выше.

Посредники с опытом, как правило, одновременно работают с 40-50-ю компаниями. Несложно подсчитать, что любой желающий при грамотном подходе получит весьма неплохую прибыль.

Если вы хотите, чтобы с вами сотрудничало как можно больше компаний, важно создать подходящий имидж. И в этом поможет в том числе грамотная рекламная кампания.

В первую очередь понадобится собственный сайт с качественным контентом и дизайном. Свои услуги можно предлагать не только на сайте, но также в журналах, посвященных бизнес-тематике, и в Интернете.

Этапы сотрудничества

Итак, приблизительные шаги вашей посреднической деятельности в реализации плана по проведению тендеров будут выглядеть следующим образом:

Поиск тендеров.

Подбор актуальных тендеров для своих клиентов по различным критериям: характеристики товаров, ценовые диапазоны, местонахождение и т.д.

Получение электронной подписи и аккредитации.

Для своего клиента вы получаете электронную подпись, без которой невозможно участие в тендерах. Также осуществляете прохождение аккредитации на торговых площадках.

Подготовка заявки.

Производите подачу заявки, запрос предложений, котировок и т.д. Осуществляете консалт клиентов на всех этапах проведения торгов. Основные действия выполняете вы, от клиента лишь требуется информационная поддержка о его деятельности и продукции.

Участие в тендере.

Торги проходят в режиме онлайн. Решение о ценовом предложении принимает клиент. При этом он во время тендера может находиться где угодно. Все этапы проходите вы сами и действуете от лица фирмы.

Заключение контракта.

В случае успешного участия в торгах вы составляете для компании закупочную документацию.

Посредник — это основное действующее лицо при участии в тендере

Личный опыт

Несколько лет назад решили вместе с женой открыть бизнес по участию в тендерах от лица различных компаний. Офис был не нужен, клиентов мы искали сами, то есть и не рекламу не тратились. Жена занималась бухгалтерией и общалась с производителями и поставщиками товаров. К слову, прямые контакты дали нам отличную базу клиентов с низкими ценами и минимальными сроками поставок. Первый год мы работали по предоплате, затем, когда о нас узнали, стали получать товарный кредит.

Я занимался общением с клиентами, поездками к поставщикам. Накладные расходы были минимальными. Договаривались заранее работать со склада поставщика либо делать по 2-3 отгрузки. Это позволило мне не покупать грузовую машину и не брать в аренду склад. При необходимости нанимал водителей-экспедиторов. Финансовая часть составила 600 000 рублей заемных средств. Налогообложение – упрощенная система.

Первое время были опасения, что бизнес этот слишком сложный. Но все оказалось гораздо проще. Я копировал объявления о конкурсе и техзадание, после чего отправлял поставщикам запрос, есть ли у них такая продукция и по какой цене. И сразу становится ясно, есть ли смысл участвовать в конкурсе.

Первое время работали через trade.su. Оплатили подписку. Стоила она 100 тысяч рублей в год, зато получали еще и консультации, а также помощь в подготовке документов для участия. На сайте отображалась информация о заказчике: кто ранее играл в его тендерах, кто выигрывал, на каких условиях, были ли соблюдены условия договора.

Были разные ситуации с нечестными на руку участниками. Например, поставка на 300 000 рублей, а побеждает участник с разницей в 50 рублей. Сразу становится понятно, что это далеко не случайность. В общем, тендеры – огромное поле для различных нечестных действий со стороны заказчика. Даже если ты подаешь заявку с хорошим предложением, это не дает никаких гарантий. За сутки до окончания приема заявок секретарь или другой специалист, который осуществляет сбор конкурсных предложений, может сообщить компании, с которой договорные отношения, о том, какую цену нужно вписать в их заявку. Но все эти махинации можно заметить, если постоянно анализировать и собирать информацию.

На самом деле, все не так страшно, как кажется. И мой опыт говорит, что лучше всего сотрудничать с учреждениями здравоохранения. В таких организациях действительно заинтересованы в цене, но без ущерба качеству.

Если у вас остались вопросы по данному виду бизнеса или имеется свой опыт в такой области, мы ждем ваши комментарии. Нам важно любое ваше мнение!

Сегодня заказы на огромные суммы проходят по процедуре торгов и аукционов. Закон № 233 ФЗ, начавший работу в 2007 году, требует от муниципалитетов, органов исполнительной и законодательной власти, государственных организаций выбирать исполнителей на нужные работы на конкурсной основе. Объем заказов по каждому региону различный, однако везде эти суммы значительно больше, чем, например, возможно ожидать от заработка на прямых поставках.

В торгах могут принимать участие представители различных отраслей экономики. Ежегодно закупки совершаются для нужд школ, больниц, органов власти. Проводят тендеры и крупные федеральные торговые сети, стремясь свести к минимуму коррупционный момент в своей работе.

Интерес к участию в тендерах проявляют строительные и проектные организации, компании, работающие в сфере услуг, поставщики продукции и др.

Площадки, интересные большинству компаний различных секторов экономики:

SETonline. ru
fabricant.ru
Сбербанк (sberbank-astt.ru)
Россельторг

Начало работы: регистрация, помещение для работы

По большому счету, этот вид услуг можно оказывать даже в режиме «home office». Какой-либо острой необходимости снимать отдельное офисное помещение нет. Однако если вам удобнее работать в офисе, то можно арендовать небольшое помещение с телефоном и доступом в интернет.

Если предполагается привлечение на продажи несколько сотрудников, то нужны будут дополнительные оборудованные рабочие места.

Как найти клиентов на услуги по сопровождению торгов

Запустив удаленный тендерный отдел, вы берете на себя работу по постоянному поиску клиентов своих услуг, поскольку только в этом случае вы сможете существовать и развиваться.

Ваше УТП

Чем отличается ваше предложение от того, что есть у конкурентов? Что вы можете предложить потенциальному клиенту? Почему ему нужно остановить свой выбор на вас? Ответив на эти вопросы, вы точно будете знать преимущества вашего продукта.

Может быть, вы быстро и недорого оформляете ЭЦП или согласны подготавливать документацию за процент от выигрыша? Ключевые моменты, которые вызовут отклик у потенциальных клиентов и станут вашим УТП.

«Холодные звонки»

Один из самых недорогих (хотя и трудозатратных) методов поиска клиентов, который вы должны притворить в жизнь – это «холодные звонки»: прямой обзвон по базе компаний с предложение своих услуг.

Построение работы

Вы формируете список потенциальных клиентов – компаний, которые могут испытывать потребность в услугах по сопровождению тендеров.

Ежедневно совершаете первые звонки с выходом на лицо, принимающее решение и повторные по итогам разговора.

Важный момент – ежедневное совершение звонков. Настойчивость и упорство совместно с правильно представленным УТП (уникальное торговое предложение) – залог успеха в аутсорсинге.

Наиболее оптимальными каналами продвижения на сегодня являются контекстная реклама в поисковых системах Яндекс и Google, таргетинговая реклама в соцсетях.

Пример рекламного объявления.

В рекламных компаниях конкуренты часто продают свои услуги как «гарантия выигрыша», «поможем победить» и т.д. Было бы разумным присмотреться к стратегии и тактике продвижения ближайших конкурентов и на основе анализа оставить свое, лучшее предложение.

Сопутствующие услуги для увеличения доходной части

Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП) у аккредитованных операторов. Эта услуга может предоставляться за процент, который вы берете у оператора, либо за отдельную сумму с клиента.

Электронная подпись полноценно заменяет обычную ручную подпись, обладая аналогичной юридической силой (положения, требования к оформлению можно прочитать в Федеральном законе №63 «Об электронной подписи»).

ЭЦП сокращает время на документооборот, упрощает процесс взаимодействия с госструктурами, организациями, площадками.

Электронная подпись используется:

для участия в закупках на электронных торговых площадках (торги, аукционы, запросы котировок, запросы предложений, конкурсы);
для документооборота;
для сдачи бухгалтерской отчетности.

Банковские гарантии по 223-ФЗ и 44-ФЗ для малого и среднего предпринимательства и тендерные кредиты . Свой процент от суммы кредита вы будете получать по договоренности с банком.

Тендеры

Тендер представляет собой борьбу нескольких конкурирующих участников за возможность предоставлять услуги (работы или товар) для заказчика на условиях, прописанных в конкурсе.

В российских законодательных актах определение «тендер» не используется, вместо него фигурирует понятие «конкурс». Участники конкурса предоставляют заказчику свои наиболее выгодные предложения в соответствии с правилами объявленного тендера. Информация открыта и доступна для всех интересующихся.

Участник, прошедший отбор и предоставивший самые выгодные условия заказчику, становится победителем конкурса. Различают тендеры по источникам финансирования: региональные, федеральные, муниципальные, государственные, международные и т.д.

Тендеры нужны как крупным, так и небольшим, молодым компаниям, желающим получить выгодный заказ, поскольку дают возможность заказчику получить услуги (или товары) по сниженной стоимости.

Чем отличаются тендер, конкурс и аукцион

Каждый вид конкурентной борьбы участников рынка имеет свои особенности.

Так, участник аукциона видит все предложения и цены по определенному аукциону его конкурентов и в определенный момент может изменить свое предложение. Участник тендера (как и участник конкурса) ни той ни другой возможности не имеет.

Виды тендеров и их особенности

Тендеры принято делить на несколько видов по типу проведения:

закрытые или открытые тендеры, состоящие из одного или двух этапов;
запрос котировок;
торги закрытого типа;
закупка у единственного поставщика.

Закрытые тендеры

Эти конкурсы предполагают участие в тендерах ограниченного количества ранее приглашенных лиц. Потенциальным участкам рассылается приглашение на электронную почту, получив которое, те запрашивают тендерную документацию и оформляют документы.

Закрытые тендеры обязывают организаторов оповещать органы власти о их проведении. Их проводят когда заказываемая услуга/товар имеется в наличии у небольшого количества участников рынка и проводить открытый аукцион нет смысла или есть ограничения по конфиденциальности.

Этот вид конкурсов допускает корректировки, однако необходимо уведомлять о них участников. Победитель с самыми интересными условиями для заказчика подписывает контракт и об этом оповещаются остальные компании.

Преимущества:

экономия денег и времени;
конфиденциальность.

Открытые тендеры

Открытый тендер часто организуют когда проводят госзакупки. Большое количество участников дает возможность организатору выбрать самое выгодное предложение и сэкономить бюджет.

Информирование о проведении аукциона производится с помощью электронных ресурсов и средств массовой информации. В течение срока проведения тендерная комиссия обрабатывает поступающие заявки и проверяет сопутствующую документацию.

Специализированные торги закрытого типа

Они проводятся когда специфика работ или услуг достаточно сложная, подразумевает наличие ограничений, накладываемых на участников. В частности, это может быть требование иметь определенный допуск, квалификацию, соответствовать тем или иным требованиям.

Тендеры, состоящие из двух этапов

Характеризуются сложным процессом работы, повышенными требованиями.

1 этап. Заказчик готовит начальный вариант техзадания, по которому компании-участники высылают свои заявки, без указания дополнительных условий выполнения работ и их стоимости. После обсуждения техническое задание конкретизируется.

2 этап. Участники дополняют заявки техническими подробностями: сроки, цены, условия. После этого выбирается победитель, с которым заключается контракт.

Запрос котировок

Эта процедура означает выбор поставщика определенной (идентичной или схожей) продукции, который может предложить самую выгодную цену. Запрос котировок имеет некоторые особенности. Так, максимальная цена контракта не должна превышать полмиллиона рублей, а годовой объем таких закупок — 10% от всего объема планируемых на закупки средств. Торги проводятся за 12 дней, участники заполняют котировочные заявки, в которых указывается стоимость.

Котировочная заявка отправляется по почте или Email-письмом с электронной цифровой подписью. Организаторы отклоняют заявки, как правило, по причине завышенной цены или несоответствию заявки.

Закупка у единственного поставщика

В случае, когда поставщик товаров или услуг монополист, все участники отказались или же заявки были отклонены заказчиком, то проводится процедура закупки у единственного поставщика. Это подразумевает подписание контракта без проведения процедуры торгов с участником, который может выполнить условия в задании.

Прежде чем проводить закупку в такой форме, заказчик должен письменно обосновать невозможность использования других способов определения исполнителя. После чего в отчете обязательно публикуется информация о цене контракта и особенности исполнителя для исключения финансовых махинаций.

Тендерная документация

За ее составление ответственна тендерная комиссия, которая будет в дальнейшем знакомиться с заявками от исполнителей. В документации содержатся условия и информация о тендере, пункты контракта. Пакет, как правило, имеет 2 части, одна из которых содержит техническую, а вторая — коммерческую информацию.

В первой части публикуются требования к объекту тендера, техусловия и нормы, общая информация, пункты контракта, инструкция для исполнителей, информационные карты, порядок подачи заявки и условия проведения конкурса.

Коммерческая часть затрагивает вопросы стоимости и формирования цены, график платежей, условия оплаты, источники финансирования, гарантии и страховки.

Объект тендера определяет объем документации: техническое задание на проведение строительных и проектных работ будет гораздо масштабнее, чем, например, документация на закупку канцелярских принадлежностей.

Правила участия в торгах

Территориальная принадлежность для участия в тендерах не имеет значения: компания может находиться на Урале, а заказчик – в Москве. Главное, чтобы документы соответствовали требованиям заказчика к участникам:

Заявка соответствует образцу.
Подача заявки означает согласие с условиями тендера.
Заявка должна подаваться в отведенный срок, в этот же срок могут вноситься корректировки или производиться отзыв заявки.

Пакет документов для каждого конкурса формируется индивидуально, однако в целом он должен содержать:

заверенная печатью копия свидетельства государственной регистрации;
копия извещения о присвоении ИНН;
устав организации (копия);
банковская справка о финансовой состоятельности;
бухгалтерский баланс за год;
справка из ФНС об отсутствии задолженностей;
опись документов, заверенная уполномоченным лицом.

В ряде случае понадобятся:

обеспечение заявки;
свидетельство официального представителя при поставке товаров;
сертификаты, декларации соответствия на товар;

Банковская гарантия для участия в тендере

Для финансовой безопасности проекта существует такой инструмент как банковская гарантия. Она позволяет заказчику рассчитывать на получение страховой выплаты, если исполнитель нарушит свои обязательства по договору.

В списке страховых случаев могут значиться такие нарушения:

невыполнение/некачественное выполнение работ по договору после подписания контракта;
отказ от сотрудничества после победиты в конкурсе;
после окончание срока подачи заявок меняет условия своего предложения.

Этот документ имеет свой срок действия от даты подписания контракта. В среднем размер банковской гарантии от 1,5 до 5% от суммы будущей сделки, срок оформления не больше 1-3 дней и предоставляется она на период до 3 лет под обеспечение или без него. В дополнительные платежи может включаться вознаграждение за выдачу кредита и т.п. Максимальная сумма до 15 000 0000 рублей, но предельный размер кредитного продукта для каждой организации будет свой в зависимости от степени надежности компании и ее финансовой стабильности (годовой выручки, срока ведения хозяйственной деятельности и др.). В случае положительного решения банк выдает письменную банковскую гарантию, которую участник тендера предоставляет организатору.

Банки предоставляют эту услуги и для физических (ИП) и для юридических лиц, участвующих в конкурсе.

В числе кредитных организаций, предоставляющих банковскую гарантию – «Сбербанк», «ВТБ 24», «Россельхобанк», «Альфа-банк», «Росбанк» и другие.

4 шага для получения банковской гарантии для конкурса:

Виды банковских гарантий

гарантия по государственному контракту в рамках законов 44-ФЗ и 223-ФЗ;
гарантия для тендеров и конкурсов;
гарантия исполнения;
гарантия возврата аванса;
гарантия платежа;
гарантия возврата НДС;
гарантия, предоставляемая для отдельных органов (таможни, перевозчиков и др.).

Для оформления банковской гарантии под тендер в кредитное учреждение предоставляются уставные документы, информация об участии в тендере.

Тендерный кредит на исполнение контракта

Тендерные кредиты на исполнение госконтракта выдают «Альфа-банк», «Сбербанк», «Джей энд Ти Банк», «Зенит» и другие сроком до 1 года. Денежные средства используются и гасятся ежемесячно равными траншами в рамках установленной кредитной линии. За это период организация платит банкам проценты и комиссию (если она есть).

Тендерные кредиты могут быть с возобновляемой кредитной линией, что подразумевает возможность участия в торгах в течение года и единоразовые.

Преимущество такого финансирования в том, что средства остаются в обороте компании, а сам исполнитель может участвовать в торгах с миллионами бюджетами.

Условия тендерных кредитов от банков (наиболее распространенные):

оформление в течение 9 дней;
процентная ставка от 14 до 21 %;
срок кредитования – до 3 мес.

Иногда организаторы конкурса требуют от участников денежного обеспечения. В этом случае если свободных денег в организации нет и нет желания «выдергивать» их из оборота, используется банковский кредит. Большинство банков предоставляет такую услугу.

Как правило, конкурсы на многомиллионные заказы всегда включают в себя требования об обеспечении – так заказчик проверяет надежность исполнителя. Компании очень серьезно относятся к соблюдению требований заявки и оформление гарантийных писем и других способов избежать обеспечения, вряд ли к чему приведут.

Не стоит брать кредит на тендеры если вы не уверены в финансовой стабильности предприятия: всегда взвешенно принимайте решения.

Как выиграть тендер

Выиграть тендер или аукцион возможно даже компаниям, которые первый раз пробуют себя в этом деле. Однако есть и обратная сторона медали. Несмотря на активную борьбу правоохранительных служб с экономическими преступлениями, в тендерах очень сильна коррупционная составляющая. Заказ, интересный для многих потенциальных подрядчиков, по факту может не оставлять им никакого шанса на победу, являясь продуктом ранних договоренностей заказчика и подрядчика.

Тендеры «по договоренности»: заказчики и подрядчики

Несмотря на ужесточение наказаний за коррупцию, ряд организаций ведут игру по нечестным правилам, когда заказчик и подрядчик договариваются о взаимовыгодном сотрудничестве в стиле: «я тебе – объект, ты мне – процент от общей суммы аукциона». Особый интерес здесь представляют органы – распорядители федерального и регионального бюджетов, крупные компании с государственной поддержкой или большой процент акций которых выкуплен государством. Однако подобные коррупционные договоренности подлежат уголовному наказанию.

Молодым компаниям, не имеющим «поддержки» в соответствующих органах власти выиграть интересный тендер по строительству дорожно-транспортных, социальных и других объектов очень и очень сложно.

Если есть договоренность между заказчиком и исполнителем, то требования в технической документации составляются под конкретную компанию для того, чтобы максимально снизить количество возможных участников. Если же к отбору проходит несколько компаний, то их заявки отклоняются по ряду причин для того, чтобы победителем была признана единственно нужная компания.

В связи с этим, попутно с услугами по оформлению документации для тендеров, вы можете предлагать клиенту допуслуги:

обжалование результатов электронного аукциона;
отстаивание интересов клиента в суде;
подготовка жалоб в ФАС (федеральную антимонопольную службу).

4 фактора для победы в конкурсах

Ценообразование . Если конкурс является честным, то претендовать на победу в нем может каждая компания. Главное – предложить действительно интересную для заказчика цену с соблюдением озвученных в техзадании условий.

Если вы планируете предложить самую низкую цену, то трезво рассчитайте финансовые возможности предприятия и существующую «подушку безопасности». Потому как, не рассчитав затраты, исполнитель может выиграть тендер, однако выполнит работы с убытком для себя или сорвет сроки. В последнем случае компанию могут занести в список недобросовестных поставщиков. Четкое выполнение технического задания и низкая цена – основа успешного участия в конкурсе.

Правильность заполнения документации . Каждый конкурс, будь то закупка у единственного поставщика, открытый или закрытый тендер или предквалификационный отбор – отсутствие ошибок в документах – залог успеха. Некорректное заполнение бумаг становится причиной для отстранения участника закупки до начала конкурса.

Самое важное правило, которого должен придерживаться специалист по тендерам – это предоставлять ровно те сведения и характеристики, о которых просят заказчики.

Наличие обеспечения и гарантий . В отдельных конкурсах есть требования по предоставлению финансового обеспечения и банковских гарантий. Как правило, заказчики просят это, когда размещается крупная закупка на выполнение большого объема работ (или товаров) и нужно подтвердить серьезность намерений исполнителя.

Участие в тендерах . Опыт, приобретенный благодаря участию в конкурсах, позволит не совершать ошибок в документах.

За последние несколько лет государственные и коммерческие закупки прошли большой путь от откровенных распилов бюджетов организаций до открытых и прозрачных процедур, таких как электронные торги. Как следствие, появились и сотрудники, которые специализируются на работе с тендерами. Чтобы максимально упростить их работу, автоматизировать рутинные процессы подбора подходящих закупок, несколько лет назад появились программы-агрегаторы для поиска и работы с торгами. В том числе и поисково-аналитическая система FindTenders . Но из-за перехода все большего числа компаний к ведению своей закупочной деятельности через размещение открытых конкурентных процедур одному сотруднику стало крайне проблематично закрывать весь фронт работ, связанных с тендерами. Компании-поставщики все чаще стали формировать у себя целое структурное подразделение – отдел прокьюремента.

Тендерный отдел: структура и распределение обязанностей.

Для начала стоит рассмотреть типовую структуру отдела прокьюремента (тендерного отдела). Среднестатистический отдел имеет в своем составе следующих специалистов:

Руководитель тендерного отдела (начальник тендерного отдела). Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения.
Менеджер по тендерам (Специалист по работе на электронных торговых площадках). Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде.
Ассистент, помощник менеджера по тендерам (секретарь). Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего документооборота тендерного отдела, организация доставки заявок на тендер в бумажном виде, отслеживание итогов по тендерам.

Кроме того, тендерный отдел в своем составе может иметь следующих специалистов (чаще всего обязанности таких сотрудников распределяются внутри тендерного отдела или привлекаются специалисты из смежных):

Специалист по поиску тендеров. Вручную или с помощью специализированного программного обеспечения отслеживает на нескольких сотнях торговых площадок и корпоративных сайтов подходящие закупки. Зачастую функции по поиску тендеров распределяются между сотрудниками тендерного отдела, но бывает что этими обязанностями занимается отдельный сотрудник.
Юрист. Готовит заявки на разъяснение положений закупочной документации, проверяет договора перед подписанием, а также, в случае необходимости, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу. Чаще всего юрист не входит в состав тендерного подразделения, а привлекается по мере необходимости из юридического отдела компании.
Специалист по банковским гарантиям (экономист). Связывается с банками и брокерами для получения обеспечения заявки или контракта на лучших условиях. Также зачастую данные функции лежат на экономисте или ином сотруднике в компании. Не всегда компании активно используют в качестве обеспечения заявок банковские гарантии. Все зависит от специфики деятельности компании.

В небольших компаниях один сотрудник может отвечать сразу за несколько направлений работы, а в крупных наоборот - одной и той же деятельностью занимается сразу несколько человек. В любом случае, организация чаще всего участвует сразу в нескольких тендерах, поэтому все специалисты загружены работой.

Схема работы тендерного отдела.

Теперь нужно разобраться, как устроен бизнес-процесс в отделе прокьюремента. Это проще сделать через блок-схему, описывающую типовой цикл работы с конкретным тендером.

Из рисунка видно, что в работе отдела над конкретным тендером достаточно много различных этапов и внутренних коммуникаций. Если же учесть параллельную работу над несколькими закупками, то вероятность возникновения проблем весьма велика.

Проблемы в работе тендерного отдела.

Тендерный отдел в своей деятельности может иметь ряд стандартных проблем:

Нехватка времени на работу над одним тендером под предлогом занятости другим.

“Испорченный телефон” при передаче информации от одного сотрудника к другому. Потеря части важной информации при переходе от одного этапа работы к следующему, особенно в случае нахождения сотрудников в разных местах.

Сложность контроля деятельности подчиненных руководителем. Тем более в режиме реального времени.

Проблемы с документами. Если тендеров много, а подготавливаемые документы похожи, то легко запутаться с принадлежностью того или иного файла к конкретной закупке.

Программы-агрегаторы тендеров помогают только на 1 этапе работы. Для решения задач на всех остальных этапах приходится использовать различное программное обеспечение общего назначения, например электронные таблицы.

Автоматизация работы отдела тендеров с помощью специальной тендерной CRM системы от FindTenders.

Для решения проблем и автоматизации работы тендерного отдела компания FindTenders в 2016 году создала новое программное решение – тендерную CRM систему. Данное ПО позволяет переложить весь бизнес-процесс работы с закупками конкретной компании на “язык компьютера”. Принцип работы сервиса очень похож на классическую CRM систему для отдела продаж. Только вместо работы с клиентами, программа оперирует с закупками. Таким образом, тендерный отдел получает эффективный и гибкий инструмент, адаптированный под деятельность в области тендеров.

Для формального описания бизнес-процесса тендерная CRM система использует функционал меток, которые представляют собой статусы, в которых находит закупка в текущий момент.

Метки пользователь задает самостоятельно, исходя из алгоритма работы своего отдела. При работе можно посмотреть, например, список тендеров, находящихся в интересующем состоянии.

Для решения проблемы структурированности документации используется встроенное облачное хранилище.

Документы хранятся с привязкой к тендеру, поэтому ошибки, связанные с параллельной работой нескольких человек над одной закупкой, практически исключены. При этом пользователю доступна возможность хранить личные файлы, связанные с тендером, без доступа к ним остальных членов команды.

Для обсуждения работы над закупкой и сохранения указаний и идей в программу встроен специальный мессенджер.

Диалоги также имеют привязку к конкретному тендеру, что упрощает поиск нужного обсуждения на этапе анализа проведенной работы.

Для повышения эффективности работы отдела в программе присутствует аналитический модуль.

Руководитель или специалист по поиску тендеров всегда может получить исчерпывающий отчет по отраслям или компаниям, связанных с госзаказом. Отчеты могут содержать, как числовые данные,

так и графические.

Это дает возможность пользователю максимально четко представить себе картину исследуемой области. Использование аналитики в рамках тендерного отдела эффективно также по причине более четкой фильтрации тендеров, исходя из шанса на победу. В тех случаях, когда статистика однозначно говорит о маловероятности выигрыша интересного тендера, не загружаются бесполезной работой другие сотрудники отдела.

В современных реалиях информационного общества, когда объем передаваемых данных весьма значителен, и даже очень квалифицированный специалист не может в одиночку решить всю задачу целиком, использование программных средств , позволяющих максимально автоматизировать работу, как отдельного сотрудника, так и целого структурного подразделения, является ключом к успешному бизнесу в целом и тендерный отдел не исключение. Надо всегда помнить о том, что даже незначительная потеря информации или времени на каждом из этапов работы в конечном итоге может выливаться в провал всего проекта или снижению эффективности.

Предложения по комплексному сопровождению тендеров на условиях аутсорсинга актуальны для предприятий, которым важно с минимальными затратами выигрывать подрядные торги, чтобы:

расширять сбыт;
находить поставщиков.

Профессионально организованная помощь в аукционах и тендерах обеспечивает преимущества компаниям, которые пользуются этим сервисом.

Преимущества компаний, пользующихся комплексным сопровождением тендеров

Своевременное получение актуальных сведений о торгах. Москва и МО — рынок с высоким уровнем конкуренции во всех сферах. Поэтому информирование о планируемых подрядных аукционах— серьезная помощь в выигрыше тендеров, она позволяет не пропустить важные конкурсы. Специалисты аутсорсера ежедневно отслеживают обновление данных, выбирая нужные клиенту сведения.
Экономия бюджета. Если вести поиск подходящих торгов самостоятельно, понадобится выделить штатного сотрудника, организовать рабочее место и программное сопровождение, что нерационально — уходят время и средства на изучение условий тендеров, не соответствующих интересам компании, масштабу деятельности и пр. Кроме того, неизбежны расходы на заработную плату, социальные гарантии и т. д. Сопровождение аутсорсера оплачивается только по мере пользования его услугами. При этом исполнители, опять же ввиду высокой конкуренции, заявляют умеренную стоимость работ.
Оперативная готовность к аукциону. Опыт специалистов и налаженные алгоритмы гарантируют, что профессиональная помощь в тендерах обеспечивает быстрый старт подготовки к выбранному аукциону, оперативность проведения каждого ее этапа и реагирования на форс-мажорные обстоятельства.
Корректность оформления заявки на участие. В результате неверно оформленных бумаг претендента могут не допустить к участию в аукционе. Устранить такой риск позволяет помощь в организации тендеров — грамотное оформление и своевременная подача пакета документов.
Повышение результативности участия в аукционах. Профессиональный подход и сервис под ключ обеспечивают больший процент выигрышей при участии в торгах.

Комплексная тендерная помощь востребована предприятиями:

не имеющими практики в такой деятельности;
опытными и успешными, но желающими рационально расходовать бюджет и оптимизировать систему работы.

Услуги по участию в тендерах от ООО «Консалтинговая Группа-Ваш Главбух»

Предлагаем услуги по участию в тендерах компаниям разных форм собственности, масштабов и специфики деятельности. Формат сотрудничества определяет заказчик, возможны варианты:

консультации, в т. ч. анализ конкурентоспособности;
локальная поддержка на определенных этапах — услуги по закупкам на тендерах, оформление заявок на участие в открытых конкурсах или электронных аукционах, запрос котировок, получение или перевыпуск электронной подписи и пр.;
полное сопровождение тендеров — от аккредитации компании-клиента на электронных площадках до представления ее интересов в суде или ФАС при неправомерном отклонении заявок на участие.

Приоритетное направление — тендерное сопровождение строителей, поскольку в этом сегменте столичного рынка фиксируется стабильно высокая активность подрядных торгов. Кроме того, сфера капитального строительства социально важна.

Оказание услуг возможно на постоянной и разовой основах, отзывы о реализованных ранее проектах по тендерному сопровождению представлены на сайте. Гарантировать победу в торгах мы не можем — участие принимают не менее достойные компании. Однако объем выигранных при нашей поддержке торгов составляет 25 %, что считается хорошим показателем. Профессиональная ответственность компании застрахована — это дополнительная гарантия должного качества работ.

Чтобы заказать помощь в аукционах и тендерах, обратитесь в наш головной офис в Одинцово или в московское представительство. Любые разъяснения об условиях сотрудничества доступны по телефону (в т. ч. при обратном звонке) и через специальную форму общения с консультантом на сайте.

Цена на тендерные услуги устанавливается соответственно объему работ.