fissman-sale.ru → Услуги

Откаты в непрямых закупках. Правда как она есть

Любой руководитель хочет, чтобы закупки в его компании были эффективны, потребность в сторонних товарах и услугах удовлетворялась быстро, а поставщик предоставлял качественный сервис.

А на деле:

Двигайте таблицу

	«Объемы закупок по отдельным категориям у нас небольшие, поэтому поставщики отдают предпочтение крупным компаниям или же заламывают цену ».
	«Закупщики сфокусированы на прямых закупках, а непрямые инициирует держатель бюджета, у которого нет мотивации экономить ».
	«Затраты на логистику раздуты , потому что доставка осуществляется малыми лотами и только для одного клиента».
	«Мы закупаем более 50 категорий силами нескольких закупщиков. Разумеется, им не хватает экспертизы и времени для глубокого погружения в каждую из них».
	«Отделу закупок не хватает времени, чтобы отслеживать контрактные условия и цены по уже заключенным договорам. Поставщики же пытаются восполнить затраты на тендер. Это приводит к росту стоимости контракта на 20-50% , а заявленный уровень сервиса не соблюдается ».

Знакомы проблемы?

Присмотритесь к схеме коллективных закупок.

Коллективные закупки – процесс, когда несколько неаффиллированных компаний совместно проводят тендер либо присоединяются к закупочному консорциуму (пулу) и объединяют объемы закупаемых товаров и услуг с целью получения более выгодных коммерческих и сервисных условий от поставщиков.

Закупающие компании могут создать консорциум сами или обратиться к третьей стороне, называемой Организатором групповых закупок.

Какие выгоды от коллективных закупок?

Двигайте таблицу

	Поставщики готовы предложить пулу более выгодные коммерческие условия и высокий сервис, поскольку совокупный объем закупки ставит пул в один ряд с компаниями топ-100. Экономия затрат достигает 25%.
	Организатор групповых закупок берет на себя всю тендерно-договорную работу, отслеживает общую стоимость контракта, проводит аналитику. Это экономит ресурсы клиента , который может сфокусироваться на стратегических категориях – сырье, упаковка, капитальные затраты.
	Клиент экономит расходы на проведение закупочной процедуры , поскольку затраты по проекту делятся между участниками пула.
	Пул предоставляет экспертизу и лучшие практики, основанные на опыте проведения таких закупок.
	После подписания контракта с поставщиком Организатор отслеживает тенденции рынка, анализирует потребление, измеряет уровень сервиса, контролирует выполнение контрактных цен и условий, решает возникающие проблемы с поставщиком. Это помогает сохранить достигнутые экономии и уровень сервиса в течение срока действия контракта .

С кем можно консолидироваться?

Если речь идет о непрямых закупках (административные товары и услуги, связь, ИТ, логистика и др.), то партнеры в пуле могут быть любыми. Стереотипы тут не работают. Например, разумной будет консолидация с компанией, являющейся вашим конкурентом на рынке конечного продукта. Ведь потребности и локации схожие и стандартизировать спецификации будет легче. В то же время нам известен случай, когда два международных производителя, принадлежащих одной группе компаний, не смогли объединить усилия из-за различий в корпоративной культуре: один был крупный, с инертными процессами, второй – более гибкий, быстро принимал решения, был нацелен на результат. Мы нашли для них других партнеров по пулу, сопоставимых по размерам, корпоративной культуре и географии локаций.

Возможные варианты консолидации представлены на схеме:

Какие категории подходят для коллективных закупок?

Товары для офиса, расходные материалы
Экспресс доставка, почта, курьерские услуги
Мобильная связь
Фиксированная связь и интернет
Такси

Следующим шагом могут стать:

Административные сервисы: командировки, страхование, корпоративные мероприятия, управление автопарком
Маркетинг: печатные материалы, реклама, рассылки, сувенирная продукция, digital
HR: подбор, оценка и обучение сотрудников, услуги наемного персонала
ИТ: разработка ПО, услуги аутсорсинга, ИТ оборудование, услуги дата-центров
Логистика: транспортные и складские услуги.

Какие компании организуют групповые закупки в России и мире?

Примерами крупных организаторов групповых закупок на мировом уровне могут быть компании Corporate United, Insight Sourcing Group, Intalere. Однако в России ни один из международных Организаторов закупок не представлен.

Ранее действовало совместное предприятие компаний British American Tobacco (ВАТ) и AB InBev – компания Agrega, которая представляла собой группу категорийных менеджеров, проводивших тендеры по непрямым закупкам одновременно для обеих компаний. Сейчас союз AB InBev и BAT не действует.

Первой компанией на рынке российских организаторов коллективных закупок стала компания PrECA * , которая представляет услуги аутсорсинга, консалтинга и автоматизации в сфере закупок, а также является организатором

Запрет на иные формы в ФЗ 223 не указывается, поэтому можно интерпретировать его так, что можно заключать договоры на прямые поставки, не рассматривая предложения конкурентов. Важно лишь подробно прописать условия закупочной деятельности в положении. Читайте также: Как написать пояснение по убыткам для предоставления в налоговую службу Что такое прямая закупка Приобретение оборудования и других необходимых вещей у единственного поставщика часто называют прямая закупка. В ней инициативной стороной способен выступать как продавец, так и покупатель. Например, если вы знаете, какая компания поставит вам товар быстро и качественно, то можно направить ей предложение о заключении договора. С другой стороны, ФЗ 223 не запрещает принять предложение, если инициатива идет от единственного поставщика.

Прямая закупка у единственного поставщика

В ходе ведения хозяйственной деятельности производственным и торговым предприятиям приходится закупать материалы, комплектующие и товары. Зачастую рынок насыщен различными конкурирующими продавцами, представляющими однотипный продукт, поэтому у покупателей практически всегда есть возможность выбора.

Осуществление закупки у единственного поставщика – экономическая ситуация, при которой заказчик предлагает заключить контракт конкретному кандидату. Целью этих действий, как правило, становится:

Запланированное приобретение продукта.
Экстренное решение неожиданно возникшей проблемы.
Нейтрализация результата неудачного или несостоявшегося конкурентного мероприятия.

Ситуация, при которой заказчик вынужден сотрудничать только с одним исполнителем, приближается к такому явлению, как «монополия» со всеми ее опасностями и рисками.

Особенности закупок по фз 223 в случаях, когда поставщик единственный

Федерального закона N 223-ФЗ). Подчеркнем: заказчики могут не отражать в плане те закупки, цена которых ниже 100 тыс. руб., а извещения и документацию о закупке данной стоимости не публиковать на официальном сайте, но сведения по заключенным договорам, цена которых не превышает 100 тыс. руб., должны входить в состав ежемесячной отчетности. На этот факт антимонопольный орган указал в разд. 4 Письма N ИА/44025/12.
Однако в будущем заказчики могут быть освобождены от обязанности размещать в единой информационной системе сведения о закупке, осуществляемой у единственного поставщика (в частности, извещение о такой закупке). Законопроект, содержащий данную поправку и предлагающий внести названное исключение в ч.
5 ст. 4 Федерального закона N 223-ФЗ, опубликован на портале для размещения информации о разработке проектов нормативных правовых актов regulation. gov. ru.

Закупка у единственного поставщика по 223 фз

Внимание

РФ ценам (тарифам); Закупка печатных или электронных изданий определенных авторов у издателей таких изданий в случае, если указанным издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование этих изданий; Закупка услуг по посещению зоопарка, театра, кинотеатра, концерта, цирка, музея, выставки или спортивного мероприятия; Признание процедуры закупки несостоявшейся; Закупка услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку (проезд к месту командировки и обратно, гостиничное обслуживание или наем жилого помещения, транспортное обслуживание, обеспечение питания); Заключение договора энергоснабжения или договора купли-продажи электрической энергии с гарантирующим поставщиком электрической энергии; Аренда нежилого здания, помещения. Выборочный анализ положений о закупке, размещенных на сайте zakupki.

gov.

Малые закупки по 223-фз

При этом проведение процедуры другими способами нецелесообразно.

Заказчик ранее проводил закупку у конкретной компании. Повторная закупка у этой же фирмы может быть обоснована соображениями о стандартизации или приобретаемые товары должны подходить к уже имеющемуся оборудованию.
При заключении или пролонгации договоров аренды, а также купли-продажи на конкретные помещения.
Заключение договора на оказание консультационных, финансовых услуг, проведение спортивных или культурно-массовых мероприятий, предоставление мобильной связи, организации выставок, семинаров, конференций и так далее.

Главное, чтобы действия заказчика не противоречили действующему законодательству и были обоснованы экономической выгодой или целесообразностью.

Закупки у единственного поставщика в рамках федерального закона n 223-ф3

Ситуации, когда можно сотрудничать с единственным поставщиком Чаще всего прямая закупка осуществляется в случаях:

Небольшой общей стоимости объекта торга. В этом случае нецелесообразно проводить аукционы и конкурсы.
Если необходимый товар или услуга представлен у единственного поставщика.
Однако здесь важно, чтобы монополия была естественной, в противном случае у сотрудников государственных органов могут возникнуть вопросы.
У единственного поставщика имеются исключительные права на данную продукцию. Это те случаи, когда закупка проводится у производителя или разработчика.
Прямая закупка может быть использована, если ранее вам не удавалось завершить сделку другим конкурентным способом.
При чрезвычайных ситуациях, авариях и стихийных бедствиях потребность в товаре или услуге нередко становится срочной.

Важно

Ответственность перед ФАС Многократное искусственное разделение закупок на более мелкие, с дроблением цены до 100 или 500 тыс. руб., может привести к пристальному вниманию со стороны Федеральной антимонопольной службы. Уже были прецеденты, когда заказчиков наказывали за это, т.к.

подобные действия ведут к нарушению ст. 17 Закона о защите конкуренции, а также противоречат требованиям ч. 1 ст. 1; п. 1 ч. 1 ст. 3 ФЗ № 223-ФЗ, а именно:

развитию добросовестной конкуренции, обеспечению гласности и прозрачности закупки, предотвращению коррупции и других злоупотреблений;
информационной открытости закупки.

Таким образом проведение прямых торгов до 100 тыс. руб. и 500 тыс. руб. всегда должны быть обоснованы и рациональны, для максимальной выгоды заказчика и соблюдения законодательства.

Прямая закупка по 223 ap это

Требования к участникам закупки и перечень документов, представляемых для подтверждения их соответствия установленным требованиям (п. 9 ч. 10 ст. 4); Формы, порядок, даты начала и окончания срока предоставления участникам разъяснений положений документации о закупке (п. 10 ч. 10 ст. 4); Критерии и порядок оценки и сопоставления заявок на участие в закупке (п. 12, 13 ч. 10 ст. 4). В извещении и документации о закупке у единственного поставщика необходимо указать на отсутствие перечисленных сведений и информации.

Что публиковать на сайте закупок? План закупки, в котором в том числе должны быть указаны будущие приобретения у единственного поставщика, извещение и документация о такой закупке, ежемесячная отчетность по заключенным договорам (в том числе заключенным с единственным поставщиком) - всю эту информацию необходимо размещать на сайте zakupki. gov. ru (ч. 2, 5, 19 ст.

Прямая закупка по 223 фз это

По сути, это уже не может называться аукционом, так как существует одно предложение цены или заявка на выполнение работы. Однако если активность проявил только один участник (других желающих не было или их заявки не прошли проверку), заказчику приходится работать именно с ним.

Такая ситуация позволяет совершать закупки по 223-ФЗ у единственного поставщика. Уважительной причиной признают также возникновение чрезвычайной ситуации на предприятии заказчика, которая спровоцировала неконкурентную закупку, а также нехватку времени на организацию традиционных торгов. Что включает подготовка к заключению контракта Назначение этапа подготовки заключается в выборе организации-исполнителя. В обычных условиях заказчик изучает предложения нескольких поставщиков и выбирает наиболее выгодное. Если это невозможно, задание поручают тому исполнителю, который доступен на данный момент.

При закупках услуг по гарантийному и техническому обслуживанию товаров, приобретённых ранее непосредственно у производителя или его официального представителя в случае, когда допуск другого исполнителя противоречит условиям гарантийного обслуживания.
Приобретение услуг по авторскому надзору в целях подготовки проектной и конструкторской документации и надзору за строительством, услуг ремонта и реконструкции объектов капитального строительства, изготовления авторского оборудования.

Сегодня Правительство нашей страны старается создать благоприятную среду для здоровой конкуренции в закупках посредством тендеров. Но иногда возникают ситуации, при которых возможности организовать торговую процедуру просто нет.

В таком случае 223-ФЗ разрешает проводить закупки у единственного поставщика. Это позволяет заказчикам максимально оперативно удовлетворить свои потребности.

Главное, знать особенности такой процедуры. Особенности прямой закупки Закупка у единственного поставщика относится к разряду неконкурентных. Заказчик обязан заранее разработать методику проведения такой процедуры.

Все правила прописываются в документации. Это следует из части 3 статьи 3 223-ФЗ. Документ размещается на официальном сайте для всеобщего обозрения.

В документации может быть прописан общий подход к проведению такого вида закупки.

Указаны только общие правила:

основанием проведения процедуры может выступать внутренний документ компании-заказчика;
заказчик вправе на свое усмотрение отражать информацию о проведении торгов малого объема по 223-ФЗ в плане закупок и ЕИС;
заказчик должен в ежемесячных отчетах, в срок не позднее 20 дней следующего за отчетным, отражать такие процедуры.

Крупные компании, проводящие прямые торги в рамках 223-ФЗ, разрабатывают собственные регламенты, определяющие данные процедуры. В таких положениях описывается весь процесс организации закупок до 100 тыс.

руб. и 500 тыс. руб. 223-ФЗ. Некоторые крупные торговые площадки, создают специальные разделы на своих порталах исключительно для проведения упрощенных процедур малого объема.

Специалист по закупкам и партнер швейцарской компании Siegel в Украине и СНГ Марина Трепова на мастер-классе в Эдинбургской бизнес-школе рассказала о том, как оптимизировать закупки в компании в кризисный период

О роли закупок в компании

Увеличить прибыль компании можно двумя способами: увеличением продаж или уменьшением расходов. Например, для того чтобы компании увеличить прибыль с 70 млн до 75 млн у.е., продажи придется увеличить на 54 млн у.е. Кто сталкивался с продажами, знает, что добиться такой цифры достаточно сложно, для этого необходимо сделать прорыв, стоящий многих усилий. Если попытаться достичь такого же показателя по прибыли с помощью уменьшения расходов, то речь будет идти о снижении закупок всего на 5%. Для профессионального закупщика это ерунда. 5% снижения закупок – это минимум, о котором можно говорить. Благодаря различным инструментам закупщик может снизить расходы от 5 до 30%.

По результатам исследования британских коллег из Proxima Group, которые опросили крупнейшие компании относительно влияния непрямых закупок на деятельность компании и оптимизацию расходов, оказалось, что 70% компаний верят в то, что непрямые закупки очень важны для стратегического бизнес-партнерства, но при этом им уделяется мало внимания.
О закупщиках

Всем знакомы термины «снабженец», «отдел снабжения». Они пришли к нам из СССР. Сейчас тоже существуют отделы снабжения и снабженцы. Основная их роль – обеспечить бесперебойное производство товаров и услуг. Но стратегических задач они не выполняют. А термин «закупщик» появился у нас в конце 1990-х – начале 2000-х. Закупщики выросли из снабженцев. Закупщик выполняет ту же роль, но с некоторыми инновациями, которые пришли к нам с Запада. Сейчас мы говорим, что это профессионалы, приносящие дополнительную ценность компании. Речь идет о роли закупщиков как стратегических партнеров: они активно влияют на бизнес, вовлекаются в него и приносят дополнительную прибыль и ценность с помощью стратегических решений. Их функция реализуется не тогда, когда уже все решено – «вот тебе план, иди покупай», а именно на ранних стадиях стратегического планирования, принятия решений – производить самостоятельно или покупать, делать своими силами или отдавать на аутсорсинг и т.д. В Украине это только начинает развиваться, мы отстаем от Европы и Америки на 5-10 лет.

Какие знания необходимы профессиональному закупщику? Достаточно долго на первом месте было умение вести переговоры. Но в результате исследования западных коллег в 2012 году оказалось, что оно опустилось на вторую ступеньку, а на первую вышли категорийный менеджмент, аналитические способности и умение подходить стратегически.

Управление и минимизация рисков – это одна из функций профессионального закупщика. Он должен понимать, с какими рисками может столкнуться, во-первых, на рынке подрядчика, во-вторых, на том рынке, где компания продает свои товары и услуги. Закупщик должен управлять и тем, и другим. Со стратегически важным подрядчиком закупщик должен обсуждать его риски и контролировать то, что он делает для того, чтобы избежать непредвиденной ситуации. Это очень сложно, для этого у вас должны быть очень близкие отношения.

Закупщик – это такая очень политическая профессия.

Работа закупщика – ювелирная, ведь он должен снизить расходы компании, не навредив бизнесу.
О закупках

В английском языке есть два слова, которые в переводе на русский обозначают «закупки»: purchasing и procurement. Purchasing – обозначает в первую очередь технический, снабженческий аспект закупок. Procurement – это стратегическая часть.

Закупочный процесс обязательно должен укладываться в общую стратегию компании. Иначе он будет носить хаотичный, эпизодический характер.

Есть разные классификации закупок. Я хочу остановиться на такой, как деление закупок на прямые и непрямые. Прямые – все те, которые вовлечены в процесс производства товаров и услуг. Непрямые закупки – это все, что касается обслуживания офиса, сотрудников: маркетинг, логистика, автопарк, канцелярия, медицинская страховка, IT, расходы на перелеты, трэвеллинг и др. Они не ложатся на себестоимость продукции, но потенциал для их оптимизации огромный.

В непрямых закупках можно оптимизировать и оптимизировать. Например, возьмем закупку логистических услуг. При грамотном подходе закупщика к планировке маршрутов и погрузки паллет можно достичь снижения расходов минимум в 10%. Элементарно: недоиспользованная площадь, неправильно поставленные паллеты – это выброшенные деньги. Подрядчик может делать это нарочно, а может и не догадываться о проблеме. Здесь роль закупщика – проанализировать и правильно спланировать маршруты и погрузку, а также провести переговоры с логистическим провайдером, чтобы он оптимизировал этот процесс по вашему запросу. А говоря языком закупщика, здесь речь не только о снижении цены на 10%, здесь речь о партнерстве.

Маркетинг – это просто не паханное поле для оптимизации. В маркетинге очень легко спрятать большие лишние расходы.

Я обозначила три подхода к закупочному процессу. Первый – чисто формальный: когда есть функция, через которую нужно пропустить определенные документы, и она выберет подрядчиков. Второй – стратегическое партнерство: когда закупщики на равных участвуют в обсуждении бюджета на следующий год, плана, в составлении графика переговоров и закупок, когда внутренние клиенты приходят в отдел закупок и советуются, как лучше поступить в определенной ситуации. Это высший пилотаж в работе закупщика. Третий – аутсорсинг.
Об аутсорсинге

Современные зарубежные компании стараются как можно больше функций выносить на аутсорс, включая закупки. У Microsoft практически все функции закупок вынесены на аутсорсинг.

Обычно purchasing выносится на аутсорс, а вот procurement выносить из компании нельзя.

В рамках закупочной деятельности выполняются разные задачи: переговоры, заключение контрактов, ведение баз данных поставщиков, ведение документации и ERP-систем. Для этого нужны разные люди. Как правило, хорошие переговорщики со стратегическим мышлением не любят работать с программным обеспечением. Например, у Microsoft есть отдельные центры, которые занимаются одним только ведением информации в SAP.

Аутсорс уместно применять в небольших компаниях, где невыгодно содержать закупщиков. Возможен вариант, когда специально создаются аутсорсинговые компании, которые аккумулируют пул клиентов по определенной категории, что позволяет поставлять товары и услуги по оптимальной цене, со значительной скидкой для заказчиков. Это очень перспективно для Украины.

Ни в коем случае нельзя выносить на аутсорс стратегические закупки – то есть то, что нужно для производства товаров и услуг. А вот административно-офисные закупки выносим сразу.
О закупках в условиях кризиса

Какие задачи стоят перед закупщиком в период кризиса, в период вызова? В первую очередь, операционная деятельность компании не должна остановиться. Это основная задача закупщика – обеспечение бесперебойной деятельности. Чтобы не оказалось, что у компании только один поставщик, и если с ним что-то происходит, то производство останавливается. Такой ситуации не должно быть никогда. Всегда должны быть запасные варианты. Актуальным показательным примером являются прерванные контракты с Россией.

Что можно сделать с базой поставщиков в условиях кризиса? Во-первых, если их слишком много, то стоит сократить их количество до необходимого. Нерационально нести затраты на управление базой и бесконечное проведение тендеров. Это отнимает время и выгоду. Поставщиков нужно сократить и консолидировать. Кроме того, стоит сократить даже штат закупщиков так, чтобы на одном направлении был один закупщик, не более. Если у компании есть несколько представительств и центральный офис, то нужно объединить поставщиков – и вы получите колоссальную выгоду.
Об инструментах закупщика

Как сократить расходы, не навредив операционной деятельности? Начнем с того, что нужно использовать категорийный менеджмент, с помощью которого можно значительно уменьшить закупочную стоимость необходимых товаров и услуг. Это инструмент, который позволяет грамотно, стратегически управлять определенными категориями. Категория – направление расходов в компании, на которое тратится много денег и которое достаточно масштабно для того, чтобы отдельно анализировать рынок этого вида закупок и, соответственно, разрабатывать стратегию. Например, IT-услуги, маркетинг, страховка. Дробление на категории зависит от специфики компании.

Как категорийный менеджмент реализуется на практике? Первый шаг – брейншторминг, стратегическая сессия рабочей группы, в которую входят закупщик, внутренний клиент и все специалисты компании, которые могут помочь в принятии решения. Результатом этого должно стать понимание того, что нужно внутреннему клиенту и как это может быть реализовано в компании, выявление всех рисков и подводных камней. Далее, закупщик проводит исследование рынка, ищет подходящих подрядчиков и прорабатывает связанные с ними риски. Также необходимо проанализировать, кто из ваших текущих поставщиков мог бы потенциально выполнить задачу. Потом нужно построить своего рода матрицу, в которой разместить категории и потенциальных поставщиков, составить спецификацию и высылать запросы на тендер.

От подрядчиков зависит наша закупочная стратегия. Благодаря системному подходу к работе с ними уменьшаются риски и увеличивается ценность поставок, потому что они дают больше инноваций.

Чем каждые полгода проводить тендеры, бегать по рынку в поисках подрядчика, который дешевле на 2 копейки, лучше один раз приложить усилие для поиска 2-3 лучших подрядчиков и выстраивать с ними партнерские отношения, развивать их.

Но нельзя создавать монополию. Подрядчик всегда должен чувствовать, что ему в затылок дышат другие. Нельзя сосредотачивать у одного подрядчика 100% задач. Кроме того, нужно регулярно напоминать ему о тендерах и просить аналитику рынка, срезы.

Что еще влияет на сокращение расходов? Электронные торги. Они минимизируют риски предвзятости, неофициальных договоренностей и т. д. Это, в свою очередь, стимулирует поставщиков понижать цену. Не все можно проводить через электронные торги, но там, где можно, это нужно делать обязательно.

Каждый сотрудник должен быть проинструктирован о политике закупок и отчитаться об этом. Это нормальная, здоровая, адекватная бюрократия, которая помогает избежать проблем.

Очень важен с точки зрения систематизации и стратегии календарь переговоров и закупок. Это площадка для конструктивного диалога с внутренним клиентом и всеми вовлеченными сторонами.

О роли закупок в компании

Закупщик – это такая очень политическая профессия.

Работа закупщика – ювелирная, ведь он должен снизить расходы компании, не навредив бизнесу.
О закупках

Обычно purchasing выносится на аутсорс, а вот procurement выносить из компании нельзя.

Акционеры и топ-менеджмент не считают закупки направлением, которое приносит прибыль. Значимость отдела закупок недооценивают, как и весь процесс закупочной деятельности. В результате суммарный доход руководителя отдела продаж или главы IT-службы достигает 600 тыс. руб., директора по маркетингу – 300–800 тыс. руб., директора отдела закупок – не более 250–400 тыс. руб., менеджера отдела закупок – в разы меньше.* Ваша задача – не ждать, пока руководство изменит отношение к вам. Действуйте!

Чтобы стать востребованным профессионалом в закупках и продвигаться вверх по карьерной лестнице, действуйте последовательно:

развивайте категорийную экспертизу, ИТ-компетенции, получайте кросс-функциональный опыт;
демонстрируйте лидерство и проактивность;
встраивайтесь в глобальную систему бизнес-процессов компании;
реализуйте стратегические проекты;
правильно презентуйте результаты и показывайте свою ценность как для компании, так и на рынке.

Вот пять секретов, которые помогли мне и моим коллегам, работающим в сфере закупок.

Секрет 1. Брать в работу только значимые проекты

Цель – сосредоточиться на управлении проектами, стратегии и результатах.

Проанализируйте круг задач, расставьте приоритеты. Передайте в смежные отделы или переведите на аутсорсинг транзакционные и учетно-операционные функции, такие как:

разовые, мелкостоимостные закупки («спот»);
непрямые закупки - закупки всего, что напрямую не относится на стоимость готовой продукции (мелкий «индирект» - от англ. i ndirect procurement): канцелярские товары, услуги мобильной связи, услуги печати;
работу с претензиями и разрешение споров с поставщиками, которые не выполнили обязательства по договору (товар ненадлежащего качества, поставка не соответствует утвержденному ассортименту и пр.);
бизнес-процессы, которые охватывают запросы, платежи, закупки, приемку, учет товаров и услуг (P2P - от англ. p urchase to p ay - «от закупки до платежа»).

В освободившееся время развивайте стратегические проекты и направления, которые важны для руководства, и те, которые имеют ценность для внутренних клиентов, помогают им достигать целей. Например, глобальные проекты по внедрению новых систем или процессов, проекты по реорганизации закупок.

Из практики

Директор отдела закупок крупной компании инициировал проект по созданию многоуровневой системы закупок. Требовалось:

разделить между разными отделами обязанности по операционной работе и стратегическому планированию;
увеличить штат и фонд заработной платы.

Руководство отказалось повышать расходы на персонал. Чтобы проект продолжился, директор отдела закупок разработал систему оплаты с меньшим «фиксом», но с хорошим бонусом по итогам достигнутых результатов. Получив одобрение топ-менеджмента и акционеров, он внедрил многоуровневую систему закупок. Спустя год проект доказал свою эффективность, штат и фонд заработной платы увеличили.

Секрет 2. Сосредоточиться на категорийной экспертизе и ключевых позициях

Цель – делать основной акцент на ключевых для компании категориях закупок:

углублять экспертизу, повышать уровень компетенции в крупных категориях (маркетинг, IT , логистика, производственное оборудование и запасные части);
отдавать на аутсорсинг нестратегические категории.

Проведите анализ закупок с учетом рисков поставок (внешние факторы) и ценности каждой категории (влияние на бизнес, внутренние факторы). В этом вам поможет модель Кралича (Kraljic Model, см. таблицу).

Таблица. Модель Кралича

Влияние на финансовые показатели	Сильное	Базовые категории На них приходится высокий процент затрат на закупку покупателя. Поставщика поменять легко и качество продукта стандартизировано.	Стратегические категории Критически необходимы для процесса или конечного продукта покупателя. Есть риски поставок (трудности поставок, дефицит).
	Слабое	Некритичные категории Легко купить, качество стандартизировано. Мало влияют на финансовые результаты покупателя.	Проблемные категории Мало поставщиков или они ненадежны.
		Низкий	Высокий
	Риск поставок

Заполните таблицу с учетом специфики вашей компании, и вы увидите, как оптимизировать и модифицировать закупочную стратегию (пример см. на рисунке).

Рисунок. Пример применения модели Кралича**

Докажите руководству важность вовлечения отдела закупок при разработке стратегии развития той или иной категории. Помогает в этом случае бизнес-план по категории, в котором:

обоснуйте предложение;
просчитайте затраты;
приведите примеры;
проведите бенчмаркинг.

Вместе с финансистами и другими смежными подразделениями обсудите дальнейший план действий:

доработка бизнес-плана;
презентация бизнес-плана руководству и последующее внедрение стратегии развития категории.

Из практики

Еще недавно все покупали электроэнергию только у гарантирующих поставщиков. После принятия положений о свободном рынке появилась возможность закупать электроэнергию самостоятельно. Отдел закупок изучил законодательную базу, инициировал проект изменения схемы электроснабжения, провел тендер. В результате компания экономит на транспортировке и разнице в наценках на тарифы.

Секрет 3. Получать кросс-функциональный опыт

Цель – стать экспертом не только в закупках, но и в технологиях, смежных направлениях.

Из практики

В международных компаниях есть такая практика: директор отдела закупок становится универсальным аналитиком по категории, консультантом по коммерческим вопросам или экспертом в сфере отношений с поставщиками. Например, помогает отделу логистики выстраивать оптимальные маршруты транспортировки товаров или объясняет HR-отделу, как сравнить и оптимизировать компенсационные схемы для сотрудников.

Лучшие способы стать экспертом и востребованным профессионалом:

работа в других подразделениях компании (командировки, стажировки) и смежных областях;

Важно

Работа внутри бизнес-подразделения, например, в маркетинге, впоследствии может сильно помочь категорийному менеджеру лучше понимать потребности внутреннего клиента, повысит его значимость для компании.

получение сертификатов (C IPS , TOEFL , курс MIT по SCM на платформе edX, ACCA , MBA), прохождение прикладных тренингов в сфере финансов, продаж, логистики и управления цепями поставок, бережливого производство, IT-оптимизации, SAP ERP , e-sourcing, e —procurement.

Из практики

Поделюсь опытом, который я приобрел, когда работал категорийным менеджером. В Anheuser-Busch Inbev я внедрил модуль «Закупки» SAP ERP и SRM, охватив центральный офис и 10 заводов. Получил уникальный опыт оптимизации процессов и управления проектами. Затем с нуля создал подразделение «Бизнес Сервис Центр», которое специализировалось на управлении операционными закупками и работе в закупочном модуле SAP ERP. Консолидировал всю операционную деятельность по непрямым закупкам, внедрил инструмент e —sourcing . Получил экономию, стал экспертом по электронным аукционам. Реализация каждого из проектов увеличивала мою ценность для компании, что отражалось и на доходе.

Чтобы улучшить свои знания в сфере закупок, я изучил IT -категорию и телеком, приобрел уникальную закупочную экспертизу в этих сферах. Вел переговоры по всем консалтинговым проектам компании, где участвовали внешние вендоры. Когда Anheuser-Busch Inbev консолидировала закупки на уровне зоны Восточная Европа, я стал категорийным менеджером по IT , консалтингу, телекому. Категория, за которую я отвечал, генерировала больше половины всех экономий в непрямых закупках. Через некоторое время меня пригласили на позицию категорийного менеджера по закупкам в сфере IT в новое совместное предприятие компаний British American Tobacco (ВАТ) и AB InBev – компанию Agrega. Она представляла собой группу категорийных менеджеров, проводивших тендеры по непрямым закупкам одновременно для обеих компаний. IT -категория первой перешла в Agrega. L inkedin и