fissman-sale.ru → Бухгалтерия

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции Регламент по кадровому делопроизводству образец

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье «Где скачать программу для персонифицированного учета?» .

Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
штатное расписание;
график отпусков;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор» .

Также могут издаваться следующие документы:

коллективный договор;
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры» .

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля , а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.
И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
большая справочная база , доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
наши лучшие книги по кадровому делопроизводству .

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?
1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству . Также полезны будут кладовые справочных баз сайта .
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С . Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.
Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:
"Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика », необходимые образцы документов, тематические консультации там же.
5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов . Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика ». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.
6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.
Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.
7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:
Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.
8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .
Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек . Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>
9. Оформляем на работу работников.
Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
руководителей;
правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

На это есть две основные причины:

большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.

Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

формировать административный персонал;
регистрировать учредительные документы;
подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.

Нормативные акты

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Оформление работников

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

Заключение

Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.

Вконтакте

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Кому поручается работа с кадрами

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
Ознакомление с учредительными документами предприятия.
Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
Оформление руководителя.
Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
Подготовка фирменного образца трудового договора.
Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

Формирование нормативной базы

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

Этап второй – изучаем Устав

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:

порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

Какие документы должны быть под руками у кадровика

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
. Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
Штатное расписание.
Локальные правила трудового распорядка.
Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .

Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Разработка стандартного трудового договора

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

В форму включают следующие пункты:

полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
данные представителя работодателя – ФИО;
данные работника – ФИО;
должность, которую он будет занимать;
срок действия договора;
вид деятельности – основная работа либо совместительство;
должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
часы работы;
результаты СОУТ по данному месту;
данные работодателя и работника;
подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

трудовой договор;
должностная инструкция;
приказ о назначении на должность;
индивидуальная карточка Т-2;
и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Главные аспекты

Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением трудовых книжек и приказами об увольнении, принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

Что нужно знать

Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

В первую очередь это касается составления форм №Т2, а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

С какой целью осуществляется

Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

К таковым относятся в первую очередь:

Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией. Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

Действующие нормативы

Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

Про проводки по начислению зарплаты в бухгалтерском учете, читайте здесь.

Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

Данный НПД устанавливается Федеральным законом №197 от 30.12.01 г. Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

Не менее существенным является Закон №1032-1 от 19.04.91 г. Он освещает вопрос занятости граждан Российской Федерации на территории страны.

Сам режим хранения документации, её оформления определяется специальным законом. Таковым является Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г. «Об архивном деле».

Таковой документ определяет режим хранения документов, их оформления, а также множество других нюансов. Со всей спецификой делопроизводства важно ознакомиться ещё до начала ведения таковой.

Это позволит избегнуть многих трудностей и сложностей. Причем ознакомиться со всеми НПД важно не только руководителю, ведущему учет.

Сотруднику, осуществляющему трудоустройство на работу, также все НПД важно внимательно рассмотреть.

Это позволит самостоятельно, без какой-либо посторонней помощи заниматься контролем за соблюдением своих прав.

Если будет обнаружено какое-либо очевидное нарушение — то необходимо будет обратиться для разрешения таковой ситуации непосредственно в трудовую инспекцию.

В случае, если нарушение неочевидно и необходимо проведение расследования — то понадобиться обратиться в суд.

Но по возможности нужно будет попытаться разрешить ситуацию именно мирным путем. Так как судебные разбирательства требуют достаточно большого количества времени.

Сам процесс организации кадрового делопроизводства не сложен, но требует знания нормативов, законодательства.

В противном случае допущение различного рода ошибок будет попросту неизбежно. При отсутствии такового опыта стоит пройти обучение кадровому делопроизводству с нуля.

Как поставить кадровое делопроизводство с нуля

В целом процесс кадрового делопроизводства освоить возможно вполне самостоятельно. Но для осуществления таковой процедуры понадобиться внимательно ознакомиться с законодательством.

Причем имеются некоторые тонкости, специфические моменты явно в НПД не обозначенные. Именно поэтому необходимо будет получить консультацию специалиста.

Но нередко случается, что по разным причинам возможность нанять в штат кадрового работника нет возможности. В такой ситуации придется самостоятельно разбираться с вопросом кадрового учета.

К основным моментам, проработать которые нужно будет предварительно, относятся следующие:

можно ли разработать самостоятельно;
обязательные документы;
пошаговые инструкции по оформлению для ООО;
кто ответственен за ведение учета.

Можно ли разработать самостоятельно

Самостоятельная разработка кадрового делопроизводства — процесс вполне возможный, но имеющий свою специфику. С таковой по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

При этом разработка без ошибок возможна только лишь в случае, если заранее руководитель предприятия или же предприниматель ознакомились с НПД.

Если должный опыт по какой-то причине отсутствует — можно попросту пройти специальные курсы кадрового делопроизводства в Москве с нуля.

Таковая предварительная подготовка поможет разрешить множество различных сложностей ещё до момента возникновения таковых.

Не менее выгодным и удобным решением является использование аутсорсинга. Подразумевается временный наем кадрового работника для организации документооборота.

В дальнейшем ведение учета может уже осуществляться самостоятельно. Стоимость таковых услуг обычно невелика.

Обязательные документы

При ведении кадрового делопроизводства обязательно будет формировать целый ряд документов. В ряд таковых обязательных входит следующее:

Перечень обязательных таковых документов включает в себя более десятка позиций. Наличие всех таковых строго обязательно. Данный вопрос лучше всего будет проработать предварительно.

Причем отдельные имеют жесткие требования к формату. В иных же случаях оформление может осуществляться на усмотрение руководителя предприятия.

Составление локальных нормативных актов

Ещё один важный момент — обязательное составление локальных нормативных актов. В стандартный список таковых входит:

основные правила внутреннего трудового распорядка;
положения касательно оплаты труда на предприятии;
инструкции должностного характера;
регламент работы для различных подразделений на предприятии;
соглашение, подтверждающее наличие согласия на обработку персональных данных сотрудника;
положение о защите личных данных сотрудников.

Разработка типового образца трудового договора

Важно отметить, что трудовой договор не имеет сегодня жестко установленного формата. Но при этом некоторые положения должны присутствовать в нем обязательно.

Важно отметить, что соглашение должно в первую очередь удовлетворять требования ТК РФ. В противном случае оно будет признано полностью или частично недействительным.

Пошаговые инструкции по оформлению для ООО

Сам порядок оформления делопроизводства выглядит следующим образом:

определяются его цели и задачи;
оформляются основные формы документов;
составляются внутренние локальные акты.

Кто ответственен за ведение учета

Вне зависимости от того, кто именно ведет учет кадрового делопроизводства на предприятии, ответственность за его соответствие закону несет именно руководитель.

Про проводки по алиментам с заработной платы, читайте здесь.

Порядок заключения и расторжения срочного трудового договора, смотрите здесь.

Существует ряд специфических моментов, связанных непосредственно с оформлением кадрового делопроизводства. С ними нужно ознакомиться до того, как понадобиться вести таковое производство.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

Локальные нормативные акты.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
Какова текучесть кадров?
Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство в 2017 году

ГОСТ Р 7.0.97-2016

самые важные статьи вам на

Часто в нескольких небольших организациях, принадлежащих одному хозяину, бухгалтерия и отдел кадров обслуживают все фирмы. Поскольку в нормативных документах не сказано, как это делать, у кадровиков могут возникнуть сомнения в правильности своих действий.

Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства (далее КДП) уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона - задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

С апреля 2015 года ООО и АО разрешено обходиться без печатей. Главное, чтобы условие об ее использовании (или отсутствии) было зафиксировано в уставе общества. Так ли все просто на практике?

Многие рабочие процессы заорганизованы законодательными нормами сверх здравого смысла, требуют значительных трудозатрат, зачастую кажущихся не адекватными событию. Всегда ли имеет смысл их соблюдать, или есть возможность сберечь время для более важных задач?

Полное или частичное копирование материалов запрещено,

Кадровое делопроизводство на предприятии

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

решить именно Вашу проблему

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

штатное расписание;
документ, регламентирующий оплату труда;
книги регистрации приказов;
журнал учета командировок;
правила внутреннего трудового распорядка;
прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание . Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
ФИО работника;
должность, на которую принимается работник;
срок трудового договора;
вид договора (совместительство или основная должность);
должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
график работы;
результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

прием заявления у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2017

Отправить на почту

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2017 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство 2017 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2017 — скачать или разработать самостоятельно?

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Создание нормативной и информационной базы.

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Ознакомление с уставной документацией компании.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
штатное расписание;
график отпусков;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

коллективный договор;
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
руководителей;
правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

На это есть две основные причины:

большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

Издание приказов, которыми вводится должность ответственного лица, определяется размер его заработной платы. Затем утверждение специального положения и должностной инструкции, которые будут регулировать права и обязанности будущего работника и других документов;
При необходимости назначения исполнительного органа происходит поиск и заключение договора с руководителем предприятия. Именно это лицо от имени учредителя будет управлять кадровой службой. Если нет необходимости назначать такое лицо, а глава предприятия уже принят на работу, достаточно лишь осуществить прием делопроизводителя;
Подготовка базы нормативных актов. Нужно сформировать перечень законодательной базы, в соответствии с которой секретарь будет трудиться;
Закупка или распечатка бланков учетных документов. Кадровое делопроизводство требует оформления множества различных книг регистрации и перемещения сотрудников, необходимых журналов;
Перед тем как секретарь начнет заниматься подбором персонала в его распоряжении должны появиться формуляры трудовых книжек. Трудовая книжка – основной документ работника, подтверждающий сведения о трудовом стаже. Если гражданин принимается на работу впервые, ее обязан бесплатно предоставить работодатель;
Заключительный этап – непосредственная организация кадровой работы, в том числе прием, перемещение, поощрение, отпуска, увольнение сотрудников и многое другое.

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

формировать административный персонал;
регистрировать учредительные документы;
подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Нормативные акты

Трудовой кодекс РФ — основной документ, в соответствии с которым происходит организация трудовой деятельности работника, в том числе прием на работу, оплата и режим труда, гарантии и льготы и многое другое;

Правила ведения и хранения трудовых книжек. Такие книжки необходимы для правильного фиксирования стажа работника, его наград, почетных званий и т.д.;

Образцы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда. Это формы приказов, которыми регулируется все, что связано с выполнением работником трудовой функции;

Перечень типовых управленческих архивных документов. Необходимый законодательный акт для правильного хранения документов.

Учетные документы

Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Что такое кадровый учет и как его вести? Читайте в нашем материале более внимательно.

Здесь вы узнаете, как правильно провести кадровый аудит и для чего он необходим.

Можно ли купить трудовую книжку и сколько это стоит? Об этом вы узнаете тут.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.

Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Оформление работников

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

Заключение

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас.