Использование шаблонов коммерческих предложений и договоров.

Часть 1: Инициатор внесений условий в ERP

Для планирования новых условий продаж с дистрибьюторами и сетями используется документ "Коммерческое предложение".

Порядок оформления документа следующий:

01 Открываем "Продажи" - "Коммерческие предложения клиентам" - создаем новое КП через кнопку "Создать".

Документ "Коммерческое предложение" формируется для каждого клиента по кварталам (максимальный период – 1 календарный год, т.е. вы можете согласовывать условия на: квартал, полугодие, год!). При вводе нового документа, необходимо заполнить две вкладки – "Основное" и "Условия предоставления".

02 На вкладке "Основное" указывается основная информация о периоде и партнере (дистрибьюторе или сети):

Срок действия – указывается конечная дата квартала/полугодия/года, на который производится ввод условий продаж;
Дата коммерческого предложения – указывается начальная дата квартала, на который производится ввод условий продаж;
Клиент, для которого производится ввод нового условия продаж;
Соглашение – указывается типовое соглашение с клиентом из условия предоставления отсрочки по оплате.

03 На вкладке "Условия предоставления" указывается информация по планируемым условиям продаж и предоставлении скидок клиентам по 5 основным группам: перчатки, повязки, презервативы, Silkofix и прочее. Так же на этой вкладке происходит расчет маржи. Для заполнения этой вкладки, необходимо: В меню перед табличной частью нажать кнопку "Добавить":

Задать планируемую выручку по группе (Plan PS);
Указать предоставляемую скидку в цене;
Указать предоставляемую скидку в кредит-ноте (дополнительные условия скидки, например за скорую по срокам оплату);
NR (NetRevenue): чистая выручка (денежные средства, полученные от продажи товара и услуги), рассчитается автоматически;
Задать процент плановой маржи (Plan GM (%));
Себестоимость и плановая маржа (Plan GM) рассчитаются автоматически, согласно введенным параметрам.

04 После того, как ввели всю информацию, по всем группам, необходимо "Провести документ". Документ должен проводиться в статусе "Не согласовано" (статус "Действует" установится автоматически после согласования):

05 После того, как документ сформирован и проведен, его необходимо согласовать. Не согласованный документ не имеет действия. Для согласования документа необходимо: Открыть нужный документ. В открытом документе нажать кнопку "Ввести на основании" и выбрать пункт "Задание":

06 В появившейся форме старта процесса согласования можно указать сопроводительный текст, после чего необходимо нажать кнопку "Стартовать и закрыть":

На маршрут согласования коммерческого предложение влияет отклонения от стандартных условий продаж. В случае, если отклонения нет, то коммерческое предложение согласует только "Руководитель территории", если отклонения имеются, то добавляются "Директор направления" и "Коммерческий директор". Стандартные условия продаж зависят от:

Группы товаров;
Вида продаж (прямые продажи или вторичные);
Типа клиента (сети или дистрибьюторы);
Величины предоставляемой скидки;
Величины ретробонусов.

В качестве критерия проверки отклонения от стандартных условий продаж для вторичных продаж используется максимальный процент по группе товаров.

07 Процесс согласования и текущий согласующий отображаются на вкладе "Задачи", документа "Коммерческое предложение":

Пока документ находится на согласовании редактирование документа невозможно. Так же редактирование документа невозможно, когда документ согласован.

Часть 2: Согласование документа "Коммерческое предложение"

01 Все задачи по согласованию документа "Коммерческое предложение" отображаются в разделе "Мои задачи" начальной страницы программы:

02 Для согласования документа необходимо: Открыть нужную задачу по документу, который необходимо согласовать (в представлении задачи указан согласуемый документ). На закладке "Главное" согласующий может увидеть документ, который необходимо согласовать. При нажатии на гиперссылку, откроется документ:

Для согласования документа, согласующий может воспользоваться одним из вариантов согласования (все варианты выведены в кнопки). Для этого ему необходимо нажать на одну из кнопок:

"Выполнено" – при нажатии данной кнопки задача становится выполненной и переходит к следующему согласующему или для документа "Коммерческое предложение" устанавливается статус "Действует" (если больше нет согласующих);
"Отменено" - прекращается согласование документа. Для документа "Коммерческое предложение" устанавливается статус "Отменено" ;
"Возвращено исполнителю" - задача возвращается ответственному за документ для уточнения каких либо деталей. При возвращении документа ответственному, редактирование документа невозможно. Ответственный за документ может оставить лишь комментарий в задаче. После чего ему необходимо нажать кнопку "Выполнено" и задача вернется к тому же согласующему, который делал возврат.

Важно

Для статусов "Отменено" и "Возвращено исполнителю" необходимо указать "Результат проверки задания":

1. Ответственный за документ, если ему вернули задачу по согласованию, может найти ее так же, в разделе "Мои задачи" начальной страницы программы, либо в списке задач в конкретном документе.

2. Кнопка "Возврат исполнителю" всегда возвращает задачу по согласованию ответственному за ввод документа "Коммерческое предложение". Передача задачи между исполнителями невозможна.

После того, как документ будет согласован последним согласующим, документу установится статус "Действует". Редактирование и новое согласование документа в статусе "Действует" невозможно. Если необходимо ввести какие-то уточнения в коммерческое предложение, то нужно создать новый документ и произвести процесс согласования по новой.

Из документа можно распечатать историю коммерческих предложений по клиенту за четыре квартала. Для этого необходимо:

В документе "Коммерческое предложение" нажать на меню "Отчеты" и выбрать пункт "Дополнительные отчеты" :

В появившемся окошке необходимо выбрать отчет "История коммерческих условий":

Отчет сформируется автоматически по выбранному партнеру за четыре квартала (вывод до текущего момента с номером квартала, если формируем в сентябре, то выводится по 3-ий квартал):

Часто возникает необходимость быстрого создания высылаемого коммерческого предложения или договора на основании подготовленных шаблонов в формате MS Word и на основе данных хранящихся в 1С:CRM. Это может быть договор, коммерческое предложение и прочие документы имеющие сложное форматирование, которое можно легко сделать в программе MS Word. Для реализации данного действия в решении 1С:CRM используются макеты печатных форм, созданные из шаблонов MS Word. В дистрибутив 1С:CRM уже входит 2 печатные формы для документа «Коммерческое предложение» (Шаблон Коммерческого Предложения.doc и Шаблон Договора Из Коммерчес кого Предложения.doc). Остановимся подробнее на подготовке шаблона коммерческого предложения.

В шаблоне коммерческого предложения MS Word используются так называемые «теги», которые создаются в справочнике «Шаблоны автотекста». Тегом называется название переменной заключенная в специальные символы. При формировании печатной формы программа выполняет поиск по всем таким переменным и подставляет вместо них данные, которые соотвсетвуют переменной. таким образом формируется текст в который подставляютя данные, выбранные ранее в документе. В 1С:CRM уже имеются теги, поставляемые в решении по умолчанию. В тоже время есть возможность изменить или добавить собсвтенные теги для дальнейшего их использования при формровании печтаных форм. Перейдем в раздел «Настройки» - «НСИ» - «Шаблоны автотекста» и для создания тега зайдем в группу «Теги шаблона Microsoft Word документа „Коммерческое предложение“» и нажмем кнопку «Создать».

В открывшейся форме необходимо указать следующие данные:

Наименование : указываем внутреннее наименование создаваемого тега.
Группа : поле заполняется автоматически.
Автотекст : название переменной, которую необходиом будет указывать в тексте.
Назначение : выбираем из предложенного списка в зависимости от объекта, где планируется использовать создаваемый тег.
Объект : выбираем документ для которого будет использоваться тег. Иемнно из этого документа и формируются даннеы для подставления в переменную.
Действие : указывается код на встроенном языке «1С:Предприятие». Код необходимо указывать из расчета, что он будет выполняться в модуле указанного в поле «Объект» документа.

Примечание: Для корректного заполнения данных по переменной в поле Действие необходимо иметь компетенции по программированию в среде «1С:Предприятие 8». Для отладки написанного кода в карточке тега расположена группа «Проверка выполнения действия».

После того как все нужные теги будут созданы нужно открыть шаблон печатной формы, который был в составе дистрибутива и отредактировать его под себя. Поставляемые шаблоны находятся в папке установки релиза решения. Например, путь может быть таким «...tmplts\Rarus\CRM\3_0_2_2\ШаблоныПечати», где «...tmplts» - это путь по котором ранее был установлен дитсрибутив релиз «1С:CRM 3.0.2.2».

Внимание! Рекомендуется редактировать именно готовый шаблон, а не создавать новый файл. Это связано с тем, что в шаблоне также имеется готовая структура документа в которую помещаются теги. При копировании только части этой структуры теги могут не отрабатывать.

Пример редактирования шаблона :

Добавим поставлеямом шаблоне картинку в правом верхнем углу вместо названия организации. А внизу после Ответственного и перед телефоном организации вставим название организации.

Сохраняем и закрываем. Теперь необходимо добавить эту печатную форму к документу «Коммерческое предложение». Для этого переходим в раздел «Настройки» - «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» и выбираем пункт «Макеты печатных форм».

В списке для создания макета печатной формы нажимаем кнопку «Добавить». В открывшейся форме в полях:

Владелец макета: выбираем из предложенного списка значение «Документ.Коммерческое предложение».
Путь к файлу: выбираем шаблон печатной формы, который ранее отредактировали.
Макет печатной формы: название подставится автоматически. Для наибольшего удобства в конце названия можно проставить обозначения, например «_ТД», чтобы знать, что это шаблон для данной организации.

И нажать кнопку «Ок». Теперь для проверки необходимо открыть документ «Коммерческое предложение". Для этого перейдем в раздел «Клиенты» - «Документы» - «Коммерческие предложения» и откроем нужный.

В меню «Печать» выберем добавленную ранее печатную форму (добавленные печатные формы располагаются внизу списка под чертой).

После формирования печатной формы откроем её и увидим, что все указанные теги заполнились.

Механизм коммерческих предложений в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 используется для фиксации процесса согласования с клиентом условий продаж.

Располагаются документы «Коммерческие предложения» в разделе «Продажи» . По соответствующей команде «Коммерческие предложения клиентам» мы переходим в журнал данных документов. Активировать опцию коммерческих предложений можно в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» , в настройке раздела «Продажи» . В разделе «Оптовые продажи» есть соответствующий флаг «Коммерческие предложения» . Сейчас у меня данная опция активирована по умолчанию в связи с тем, что в системе установлена опция «Использовать управление сделками» , а коммерческое предложение является одним из составных этапов типовой продажи. Поэтому опция «Коммерческие предложения» у меня активирована по умолчанию.

Вернемся к журналу «Коммерческие предложения» . В верхней части данного журнала стандартно представлены команды быстрого отбор:

«Текущее состояние» (например, «все в работе», «действует», «отменено», «ожидается согласование»),
«Срок выполнения» ,
«Ответственный менеджер» .

Создать новое коммерческое предложение можно по кнопке «Создать» . Также, на основании одного коммерческого предложения можно создавать другое коммерческое предложение и таким образом регистрировать в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 факт переговоров с клиентом, различные шаги, этапы согласования того или иного коммерческого предложения.

Коммерческое предложение можно создать и по соответствующей задаче. В данном случае у меня открыта задача «Подготовить предложение по сделке» , и здесь есть соответствующая команда, которой мы и воспользуемся.

Нажимаем кнопку «создать коммерческое предложение» , и программа 1С Управление торговлей версия 11.2 уже заполнила мне документ теми данными, которые были введены, указаны на предыдущих шагах моей типовой продажи по данному клиенту.

Что же мы здесь видим?

Первое - указан клиент, то есть тот клиент, с кем мы работаем. Указано соглашение с нашим клиентом. Если по данному клиенту есть типовое соглашение (оно одно), конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 заполнит его по умолчанию.

Если индивидуального соглашения нет, но есть типовое соглашение, система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 также его выберет.

В случае, если соглашений несколько, менеджер может открыть соответствующую опцию и выбрать то соглашение, которое необходимо использовать в данном коммерческом предложении. На основании данного соглашения с клиентом будут заполнены все основные элементы взаимодействия с клиентом, ценообразование и так далее.

Например, у нас указана операция - то, что это реализация. Указана валюта - «рубли».

Если мы перейдем на вкладку «Дополнительно» , то мы увидим, что у нас заполнен «склад», выбран режим налогообложения и указано, что цена включает НДС. Также мы можем отметить, что у нас заполнено по данному коммерческому предложению сделка с клиентом, в рамках которого оформляется данное коммерческое предложение.

Перейдем на вкладку «Товары» . Поскольку на предыдущих шагах нашей сделки с клиентом была зарегистрирована потребность клиентов в виде телевизоров и холодильников, сейчас в коммерческом предложении заполнены данные позиции, если точнее - их текстовые описания, что несомненно является помощью менеджеру.

В данном случае, менеджеру необходимо конкретизировать, что же конкретно под данную потребность клиенту можно предложить.

Например, в нашем случае в рамках телевизоров мы можем предложить клиенту те телевизоры, которые у нас есть. Пусть это будет первый телевизор - Panasonic. В количестве 2-х штук. Предложим клиенту. Цена у нас зарегистрирована как оптовая, и программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически подставила оптовую цену 11700 руб.

Разобьем данную строку и предложим клиенту еще одну модель телевизора. Пусть это будет телевизор Sony. Также предложим клиенту 2 штуки. Соответственно, по телевизору Sony у нас установилась цена 13650 руб. Это та цена, которая была зарегистрирована у нас в программе ранее.

Оформим предложение по холодильникам. Пусть будет у нас первый холодильник Samsung. Клиенту мы будем предлагать одну позицию данного холодильника. Оптовая цена заполнилась у нас автоматически. Укажем еще один холодильник - пусть это будет холодильник Siemens. Также его предложим в количестве 1 штуки. Оптовая цена заполнилась автоматически на основании данной системы.

И оформим третью позицию холодильника. В нашем случае это будет «Стинол» в количестве 1 штуки. Оптовая цена - 5733 руб.

Подбирая позиции товара, можно воспользоваться соответствующим помощником подбора товаров.

Можно загрузить информацию из внешнего файла. Например, клиент мог прислать нам что-то в электронном виде на основании нашего прайса и просит оформить коммерческое предложение на данной позиции.

В левой части отмечены выбранные позиции. Сейчас у нас установлены все галочки. Если какую-то галочку снять, то данная позиция отмечается бледным серым цветом. Это означает то, что клиент отказался от данной позиции, и далее она уже не будет участвовать в дальнейшем нашем обсуждении работы с клиентом.

Можно оформить здесь же скидки клиенту. Например, воспользуемся командой «Рассчитать скидки» . Программа 1С Управление торговлей версия 11.2 на основании соглашения с клиентом и зарегистрированных наших скидках автоматически проставила процент автоматической скидки 15%, рассчитала сумму скидки и рассчитала сумму уже данных товарных позиций без скидки.

Такой документ можно записать и провести.

Если на основании данного документа создавать другое коммерческое предложение, вся информация из первоначального коммерческого предложения будете перенесена в последующее, и уже в новом коммерческом предложении можно согласовывать, уточнять конкретные позиции. Сейчас мы этого делать не будем.

Статус нашего коммерческого предложения «Действует» . Также стоит отметить, что возможны и другие статусы. Например, «отменено» - используется, если данное коммерческое предложение отменено, и мы по нему уже работать не будем. «Не согласовано» - также, если данное коммерческое предложение необходимо согласовать.

В случае, если у менеджера, оформляющего коммерческое предложение, нет полномочий, нет прав отклоняться от условий, указанных в типовом соглашении либо в индивидуальном соглашении с клиентом, то любые отклонения необходимо будет предварительно согласовать с вышестоящим руководством, у которого есть соответствующие полномочия. Мы же сейчас этого делать не будем. Полномочий и прав у нас достаточно. Коммерческое предложение мы оформили. Можем его записать, провести.

При необходимости можем распечатать коммерческое предложение. Также его можно сохранить в формате Microsoft Word или в формате Open Office. Если мы выбираем соответствующую команду, у нас происходит формирование файла и открытие соответствующего приложения по работе с данным форматом.

Завершилось формирование файла. Сейчас у меня данное коммерческое предложение выведено в формате MS Word. Можно такой файл сохранить на своем диске и отправить клиенту.

Наше коммерческое предложение проведено, оформлено. Я его закрою, и по нашему этапу сделки - Подготовить предложение по сделке - можно выполнить команду «Выполнено» .

После того, как мы отметили соответствующее действие по выполнению задачи, программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически переводит нашу сделку на следующий этап - «Провести презентацию по сделке» .

Предположим, что данный этап мы также выполнили, отметим соответствующее действие. И конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 переводит нас на следующий шаг - «Согласовать условия продаж по сделке» .

Открыв данное задание, мы можем также увидеть ссылку на наше коммерческое предложение клиенту, при необходимости можем его открыть и работать с ним. Будем считать, что клиент согласился на наши условия, и такое задание мы также отметим как выполненное.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 переводит нас на следующее задание - «Сформировать заказ по сделке «Продажа бытовой техники». Если мы вернемся к журналу «Коммерческие предложения», то мы увидим здесь только что созданное нами коммерческое предложение. Мы бы могли его создать непосредственно из этого журнала, но воспользовались окном с нашими задачами для упрощения данного процесса.

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется работа с коммерческими предложениями нашим клиентам.