Что написать в сопроводительном письме. Сопроводительное письмо к резюме с примером и образцом
Сопроводительное письмо - это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.
Как писать сопроводительное письмо к документам
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
|
Раздел письма |
Краткое описание |
|
|
Вступление |
О направлении ответа на претензию |
|
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо передаваемых документов |
|
Обращение |
Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества |
Уважаемый Иван Иванович! |
|
Цель послания |
Краткая формулировка |
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. |
|
Основная часть |
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. |
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. |
|
Заключение |
Перечень приложений. Вежливая подпись |
Приложения:
Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. |
Пример сопроводительного письма к документам
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Сопроводительное письмо должно пояснять и дополнять ваше резюме. Цель сопроводительного письма - показать себя с наилучшей стороны и заинтересовать работодателя, увеличив таким образом шансы на успешное трудоустройство.
На некоторые вакансии, особенно те, где требуются навыки письменных коммуникаций, резюме без сопроводительных писем работодатели не рассматривают.
Важно понимать, что универсальных советов по написанию сопроводительного письма не существует, поскольку характер сопроводительного письма зависит от должности, на которую вы претендуете, и требований конкретного работодателя. Поэтому в данной статье приведены общие рекомендации - векторы, на которые можно ориентироваться при создании сопроводительного письма.
1. Внимательно изучите текст вакансии. Перед написанием сопроводительного письма обязательно прочитайте текст вакансии, чтобы понимать требования работодателя и специфику работы. Таким образом вы сможете подкрепить ваше сопроводительное письмо дополнительными аргументами.
2. Постарайтесь, чтобы сопроводительное письмо было максимально индивидуальным. Не пишите одно и то же сопроводительное письмо на все случаи жизни.
3. Поздоровайтесь, представьтесь и расскажите, на какую позицию вы претендуете. Таким образом вы облегчите рекрутеру жизнь, поскольку в крупных компаниях могут быть открыты десятки различных вакансий.
4. Объясните работодателю, почему вас заинтересовала вакансия. Расскажите, как соотносится с этой должностью ваш опыт и навыки, каким образом этот опыт вы сможете применить и почему вы считаете себя подходящим кандидатом.
4. Обязательно укажите свои контактные данные: мобильный телефон, по которому с вами можно связаться. Иногда бывает, что работодатель принимает решение пригласить кандидата на интервью после прочтения сопроводительного письма, не заглядывая в его резюме.
5. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и без жалоб.
Примеры хороших сопроводительных писем:
Написав такое сопроводительное письмо, у вас появляется больше шансов на трудоустройство.
Ошибки при составлении сопроводительного письма
1. Копирование одного и того же шаблона при отклике на разные вакансии.
2. Имитация сопроводительного письма.
3. Сумбурный текст.
4. Излишняя откровенность, самоуверенность, рассказ о нерелевантном опыте.
5. Желание показаться остроумным.
6. Небрежность, орфографические и пунктуационные ошибки.
7. Демонстрация неуважения к возможному работодателю. Несмотря на всю очевидность данной ошибки, такие письма, к сожалению, нельзя назвать исключением из правил. Нужно ли объяснять, почему подобный отклик на вакансию лишает соискателя надежды на трудоустройство?
Удачи вам в поиске работы!
Сопроводительное письмо - это дополнительный документ к отправляемому резюме.
Если Вы высылаете свое в серьезную компанию с известным именем (брендом), то
к составлению сопроводительного письма предъявляются достаточно высокие требования.
Документ необходимо оформить отдельным листом; все реквизиты, к которым относятся дата составления, заголовок, подпись, наименование и адрес получателя – должны быть размещены в соответствии с правилами и требованиями к оформлению деловых писем.
Если направляется по электронной почте то и сопроводительное письмо, соответственно, следует прикрепить в формате документа Word.
Направляемое по электронной почте резюме в менее именитые и престижные компании, может сопровождать в самом теле письма грамотно составленный текст, без оформления его на отдельном листе.
При этом должны быть на виду контактная информация, инициалы (или имя и фамилия) и фамилия.
Примерно следующим образом выглядит краткий вариант сопроводительного письма (примеры 1-3):
Сопроводительное письмо к резюме Пример 1.
Уважаемая Валерия,
в ответ на вашу «специалист по привлечению оптовых клиентов», опубликованную в журнале «Зарплата и Работа», высылаю свое резюме. Готова при необходимости предоставить любую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.
С наилучшими пожеланиями,
Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12
Пример 2.
Добрый день, Анастасия.
В прикрепленном к письму файле резюме. Претендую на должность менеджера по кредитованию. Информации о вакансии взята с сайта Буду крайне признательна, если не оставите резюме без внимания.
Пример 3.
Уважаемый Иван Иванович,
прошу рассмотреть мое на вакантную должность системного администратора, заместителя начальника IT-отдела.
Буду рада получить приглашение на собеседование от Вас.
С уважением, Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12
Развернутая версия сопроводительного письма
(которая предназначена для исповедывающих стиль кадрового менеджмента европейских и американских организаций) составляется по аналогичной схеме. Необходимо в тексте сопроводительного письма отразить:
1. Название (наименование) должности (допустимо - двух схожих или смежных позиций), на которые высылается резюме; желательно также пометить, из какого источника (сайт, газета) вы узнали о вакантной должности (должностях); предложение себя в качестве кандидата.
Пример 4:
Прочитав информацию на Вашем интернет-сайте, я узнал, что Ваша фирма открыла набор на вакантные должности в сфере сан.контроля мясо-молочного сырья.
В связи с этим хотел бы предложить для рассмотрения свою кандидатуру на вакансию, связанную с осуществлением функции санитарно-ветеринарного контроля, контроля качества готовой продукции и сырья.
Я полагаю, что мои знания и опыт работы могут быть полезны как на позиции специалиста по закупкам мясо-молочного сырья, так и на должности начальника службы санитарного контроля.
2. Очень лаконичный, но содержательный и точный конспект резюме, который своей целью имеет подтвердить соответствие ваших личностных и профессиональных качеств той вакансии, на которую вы претендуете.
3. Ваше желание и готовность к отдаче, работе и профессиональному росту в области указанного в позиции направления, а лучше - в именно стенах данной фирмы.
Пример 5:
Все мои профессиональные навыки и знания, а также ожидания последующего продвижения находятся в сфере работы с клиентами и активных прямых продаж (как на административном, так и на исполнительском уровне).
В настоящее время я имею в своем активе более чем 6-летний опыт работы в прямых продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт на руководящей должности в данной сфере в течении последних двух лет работы.
В должности руководителя службы продаж на последнем месте работы я лично отвечал за результаты и деятельность отдела продаж в сфере В2В (косметологическое и медицинское оборудование).
Пример 6:
Я осуществляю успешную деятельность в течение нескольких лет по данному направлению в системе государственных таможенных и ветеринарных контролирующих органов, есть опыт сотрудничества и наработанные связи как с ведущими отечественными компаниями пищевой отрасли, так и с крупнейшими иностранными поставщиками. Прикрепленное резюме даст представление о моих потенциальных возможностях, квалификации и профессиональном опыте.
4. Ваша готовность к , в процессе которого вы более развернуто изложите о себе информацию.
5. Контактные данные.
Пример 7:
С радостью приму предложение встретиться и рассказать немного больше о своем возможном потенциале и опыте работы. Вы можете связаться со мной по электронной почте … либо по телефону …
С уважением,…
Пример 8:
С удовольствием в рамках интервью отвечу на все интересующие вопросы в случае Вашей заинтересованности. Связаться со можно по электронной почте… Заранее благодарен за уделенное мне время.
С уважением,…
Образец сопроводительного письма
Сопроводительное письмо не универсально для всех направлений и видов интересующих вас вакансий.
Ввиду того, что адресатом письма являются и разные люди, текст письма тоже будет отличаться, в соответствии с каждой интересующей вакансией, будет незначительно видоизменяться.
Всегда в сопроводительном письме речь идет о конкретной должности в конкретной организации.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.
Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.
Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):
Пример 1.
Уважаемая Мария,
в ответ на вашу вакансию "менеджер по продажам холодильного оборудования", опубликованную в журнале "Работа и Зарплата", высылаю свое резюме. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.
С наилучшими пожеланиями,
Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11
Пример 2.
Добрый день, Мария.
В прикрепленном файле резюме. Претендую на вакансию финансового аналитика. Источник информации о вакансии www.zarplata.ru Готова предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.
Пример 3.
Уважаемые господа,
прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.
Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.
С уважением, Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11
Полная версия сопроводительного письма (предназначенная для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента) строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:
1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме; желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях); предложение своей кандидатуры.
Пример 4:
Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что Ваша компания открыла вакансии в сфере санитарного контроля мясомолочного сырья. В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции. Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля.
2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.
3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше - в стенах именно данной компании.
Пример 5:
В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях
.
Пример 6:
Весь опыт моей трудовой деятельности, профессиональные знания и навыки, а также ожидания дальнейшего продвижения лежат в области активных прямых продаж и работы с клиентами (как на исполнительском, так и на административном уровне). На данный момент в своем активе я имею более чем 5-летний опыт работы в продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт руководства в данном направлении в течении последнего года работы. На последнем месте работы я, в должности руководителя подразделения продаж, лично отвечал за деятельность и результаты службы продаж в сфере В2В (медицинское и косметологическое оборудование).
4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.
5. Контактную информацию.
Пример 7:
С удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько больше о своем опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону … либо электронной почте …
С уважением,…
Пример 8:
В случае Вашей заинтересованности, буду рад в рамках собеседования ответить на все интересующие Вас вопросы. Связаться со можно по тел. Заранее благодарю Вас за внимание и уделенное моей кандидатуре время.
С уважением,…
Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компании.