Проведение тендера включает в себя. Регламент проведения тендеров

Стандартная тендерная процедура подразумевает под собой проведение конкурсного мероприятия. Сам термин «тендер» обозначает процесс обратного аукциона, где присутствует покупатель на определенный товар, работу или услуги. В торгах могут принимать непосредственное участие сразу несколько продавцов.

Законодательство Российской Федерации позволяет использовать следующие варианты проведения торгов:

• специализированные закрытые,
• двухэтапные,
• запрос котировок,
• закупки у одного источника.

Главный способ государственной закупки – это тендер. Он представляет собой определенный способ выдачи заказа на поставку товара, проведение разнообразных работ или предоставление конкретных услуг. Все эти работы должны быть заранее объявлены с учетом конкурсной документации, где прописаны все условия, в том числе и окончательные сроки, построенные по принципу состязательности, эффективности и справедливости.

Все государственные контракты составляются и подписываются с победителем тендера или участником, который подал предложение. Оно должно соответствовать всем требованиям конкурсных документов, в которых содержатся оптимальные и приемлемые условия.

Схема проведения тендера

Она представляет собой несложную процедуру. Во время проведения торгов участник должен объявить стартовую цену на объект и объем увеличения цены. Когда участники повышают стартовую цену объекта, то они не могут поставить меньшую цену, нежели та, что заявил участник. Тот человек, кто предложит наивысшую цену, объявляется при помощи аукциониста. Он должен три раза громко огласить последнюю поставленную наивысшую цену, и если за это время никто не предложил другие варианты, объявляет победителя. Тендер считается закрытым, если хотя бы два участника поднимали свои ставки.

Закупочная процедура тендера проводится согласно действующему законодательству Российской Федерации. Ее можно проводить в нескольких основных формах. Всю ответственность за применение и выбор берет на себя член тендерного комитета со стороны заказчика.

Процедура проведения тендера играет основную роль в открытых торгах. Название такого конкурса говорит о том, что подавать заявки на участие может абсолютно любой человек.

Прием и обработка поступивших предложений начинается с момента выхода официального печатного издания. В нем публикуется вся необходимая информация о заказчике, краткие характеристики предмета закупки, указание места, а также срок выдачи тендерной документации. Тут же могут быть обозначены дата и место раскрытия всех заявок. Все предложения принимаются специально созданной комиссией в письменной форме. В случае необходимости заявки могут сопровождаться документами, где представлены банковские обеспечения.

Процедура предварительной документации может понадобиться в случае, когда требуется определить уровень соответствия всех участников в торгах на квалификационные требования.

В связи с предыдущей статьей о тендерах, можно подумать, что все так грустно, и нет реальных заказов. Но это совсем не так, настоящие тендеры все же проводятся, и главное тут – отличить те компании, которые реально ищут подрядчика, и всяких жуликов.

Итак, как же можно определить, что заявка на тендер реальна, и в ней можно смело принимать участие?

1. Реальные сроки проведения тендера.

Первое, на что стоит обратить внимание – это сроки проведения тендера. Они должны быть четко ограниченные во времени и в то же время – реальными. Т.е. это не запрос, который приходит в пятницу вечером и заканчивается в понедельник в обед.
Реальный срок на подготовку проекта коммерческого предложения сильно зависит от самих работ. Но в среднем составляет от недели до месяца. Поэтому, если пришел запрос с сегодня на завтра, не стоит судорожно сидеть всю ночь – скорее всего подрядчик по такому тендеру уже определен, вы просто потратите свое время.
Исключением бывают второй и третий тур отбора, когда заказчик может намеренно определить скорость реагирования на его запрос. Но, думаю, тут вы сами уже разберетесь.

2. Сроки выполнения работ.

Тендер проводится, как правило, на выполнение определенных работ или закупку товаров. При этом, всегда есть четкие сроки. Обратите на это внимание. Например – тендер на обслуживание компании на текущий год. Или, на период рекламной акции. Или еще что. Но главное тут – срок всегда заранее известен и оговорен. Если выдаются какие-то расплывчатые фразы, типа ну там посмотрим, или заказчик сам не знает сроков – велика вероятность, что все решается большим начальником, который далек от самого тендера и вообще, от данной деятельности.

3. Ответственный за проведение тендера

При проведении тендера обязательно должен быть ответственный – человек, который рассылает запросы, получает заявки, обрабатывает их, высылает уточняющие вопросы. Вобщем, он в курсе всего. Несколько раз сталкивался с проблемой, что в компании, от который приходил запрос толком никто ничего не знал о предстоящих работах. Говорили – это наверное вам нужна Марина.. А какая Марина, из какого отдела и вообще… Вобщем, обратите внимание на это. Насколько серьезны намерения, лично я, после получения запроса – перезваниваю в компанию, общаюсь с ответственным лицом, уточняю какие-то детали, а заодно и определяю, насколько это серьезно. Потому что часто по беседе бывает видно, что кампания вообще не заинтересована в этих работах.

4. Четкие цели необходимых работ.

Вообще-то, этот пункт должен быть самым первым, на который вы обязаны обратить внимание. Любая работа должна иметь четко обозначенные, конкретные, измеримые цели! Если тендер проводится просто так, например – просто реклама, то и отношение к вам будет весьма двусмысленное. Если же заказчик точно знает что надо (закупка 20 тонн сырья, создание сайта, проведение ивента к майским праздникам) – тут уже есть, чем оперировать. Кроме того, если вы знаете цели – вы можете немного отклоняться от заданных параметров, предлагая новые, интересные варианты, что явно выделит вас среди конкурентов. Если нет четкой цели – я бы не советовал Вам связываться с подобным запросом.

5. Ограничения бюджета тендера.

В тендере не всегда ограничен бюджет. Бывает так, что совсем наоборот – дается воля выбора, и выигрывает тендер именно та компания, которая предложит наименьшие цены. Но, если мы говорим про услуги, то тут все же есть определенный бюджет, который компания-заказчик выделяет на данную работу. Бюджет должен быть четкий, реальный (не сильно маленький, иначе нет смысла вам связыватся, но и не сильно большой – явно потребуются большие отступные, или, что скорее всего, подрядчик уже есть, и 80% этих денег будут украдены). Еще один момент – как-то в условиях тендера была обозначена сумма от 25 до 50 тыс. Сами понимаете, что разбег в 2 раза означает, что компания до конца не знает, что ей надо, сколько готова потратить и чего хочет получить (в данном случае, тендер был нацелен на определения подрядчика проведения рекламной кампании для акции. В результате акция прошла вообще без рекламы).
Если же, цена не оговорена вообще, то наверняка будет какой-то другой ограничивающий параметр: жесткие сроки, объем, другие огреничения. Если же дается полная «воля-вольная», могут возникнуть вопросы – а зачем это заказчику надо? Отдает ли он себе отчет во всем этом? Насколько он заинтересован в успешности реализации проекта?

Вот несколько простых советов, которые, я уверен, помогут вам определить, в каком тендере стоит принимать участие, а от которого сразу отказаться – отписав любезное письмо, (например, за данный короткий срок мы не можем подготовить качественное предложение, или на данный бюджет, увы, мы не можем предоставить вам полный объем услуг, соответствующих вашим целям).
Надеюсь, это существенно сэкономит Ваше время и нервы.

Тендер - отличный шанс для любой компании. Он позволит заявить о себе, укрепить свою репутацию и не в последнюю очередь хорошо заработать на крупном заказе. Однако правила проведения тендеров в России достаточно сложны, и следует знать обо всех подводных камнях, если хочется не только поучаствовать в тендере, но и выиграть его.

С чего начать выигрывать тендеры: выбираем заказчика с учетом профиля - шаг 1

Первое, что требуется сделать для участия в тендере - найти подходящего заказчика. Сразу стоит отметить, что тендеров проводится очень много, но - поскольку большинство организаций, особенно небольших, не может принимать участие в десятках конкурсов одновременно - к выбору заказчика стоит отнестись очень серьезно. Компании, которая хочет подать заявку на участие в тендере, нужно оценить здраво и беспристрастно как минимум два момента:

Компания заказчика. Вам предстоит собрать информацию по следующим направлениям:

• какие конкурсы проведены компанией-заказчиком;
• кто становился победителем;
• сколько раз;
• как заказчиком выполнены обязательства перед добросовестным исполнителем и выполнены ли.

Собственные возможности:

• финансовые. Участие в тендере сулит прибыль, но и требует определенных финансовых вложений как на стадии подготовки к участию, так и нередко в процессе исполнения заказа. Сможете ли вы справиться своими силами или придется прибегнуть к помощи кредитных организаций?
• трудовые. Для ведения участия в тендере требуется определенный ресурс - вам придется подготовить всю необходимую документацию, провести презентацию товаров и услуг перед заказчиком и прочее. Есть ли у вас в компании люди с соответствующей квалификацией или придется обратиться за помощью к специалистам?

Кроме того, при выборе тендера нужно учитывать следующие аспекты:

• величина контракта;
• вид тендера:

• Открытый или закрытый. Большинство тендеров - открытые, то есть принять участие в них может любой желающий. Информации о закрытых тендерах вы в свободном доступе не найдете, поскольку все вероятные участники получают персональные приглашения. Чаще всего закрытый тендер проводится тогда, когда его исполнение связано с коммерческой или государственной тайной.
• Коммерческий или государственный. Коммерческие тендеры может устраивать любая коммерческая организация, она же и определяет критерии отбора победителей. Государственные тендеры, организаторами которых могут быть как органы госуправления, так и государственные корпорации, очень строго регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ, определяющим порядок проведения тендера и определения победителей.

Изучаем конкурсную документацию - шаг 2

Прежде чем начинать сбор документов для участия в тендере, нужно внимательно изучить документацию, предоставленную самим заказчиком, - она доступна в ЕИС (единой информационной системе госзакупок) или на ЭТП (электронной торговой площадке). Как правило, документация включает в себя проект договора, технические задания и спецификации, при необходимости - сметы и проекты. Недостаточно просто бегло просмотреть все это - вам необходимо тщательно изучить каждый документ, сопоставить требования заказчика и ваши возможности, учесть и его пожелания к исполнителю или поставщику (срок работы компании на рынке, опыт участия в тендерах), принципы определения победителей и другие условия, которые могут быть выдвинуты при проведении коммерческих тендеров.

Уточняем детали и обращаемся за разъяснениями - шаг 3

Каждый участник тендера имеет право обратиться к заказчику за дополнительной информацией или уточнениями (это нередко требуется, если документация оформлена с ошибками, что случается). Запрос разъяснений анонимен, он составляется в свободной форме и публикуется на ЭТП. Важно знать, что направлять такой запрос можно не позднее, чем за 72 часа до окончания срока принятия заявок (или за 5 дней до окончания приема заявок, если речь идет об открытом конкурсе). При этом заказчик обязан предоставить разъяснения в течение двух календарных дней. Если в установленные законом сроки ответа получено не было, вы имеете право подать жалобу в ФАС. Согласно 44-ФЗ на каждый тендер можно направлять до трех запросов-разъяснений.

Собираем документы для подачи заявки на участие в тендере - шаг 4

Это один из самых трудоемких этапов подготовки к тендеру. Для участия в тендере нужно предоставить необходимый минимум документов, определенный законодательством:

• Документы, подтверждающие информацию о компании (название, адрес, ИНН);
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• Документ, подтверждающий полномочия сотрудника, подающего заявку (копия решения о назначении на должность или доверенность);
• Документы, подтверждающие соответствие компании требованиям к участникам конкурса;
• Копии учредительных документов компании;
• Документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия).

Но в некоторых случаях требуются и дополнительные бумаги - например, документы, которые подтверждают соответствие участника ограничениям, установленным заказчиком. Кроме того, заказчик коммерческого тендера вправе потребовать любые другие документы - например, справку об отсутствии налоговой задолженности.

На аспекте обеспечения заявки на участие стоит остановиться подробнее - именно с этим документом связаны основные трудности. Обеспечение заявки - это своего рода гарантия серьезности ваших намерений. Оно удостоверяет, что в случае победы вы не передумаете и не станете уклоняться от подписания контракта. Обеспечение заявки возвращается после подписания договора. Однако до этого момента вам нужно изыскать средства в требуемом объеме. Есть два варианта: изъять часть средств из оборота или предоставить банковскую гарантию - кредитный продукт, созданный специально для этих целей. Второй вариант предпочтительнее, поскольку вам не придется жертвовать (пусть и временно) деньгами компании.

Оформляем тендерную заявку - шаг 5

Образец оформления тендерной заявки можно найти в конкурсной документации. Она состоит из двух частей: собственно заявки и списка прилагаемых к ней документов - о них мы писали выше. Заполнять тендерную заявку нужно крайне внимательно, поскольку малейшая ошибка или неточность может стать причиной недопущения к тендеру.

Подаем заявку на участие в тендере - шаг 6

Каждый заказчик устанавливает жесткие сроки окончания приема заявок. Окно между датой объявления тендера и последним днем приема заявок зависит от суммы контракта. Если она превышает 3 миллиона рублей, то между этими двумя датами должно быть не менее 20 дней. Если сумма меньше 3 миллионов рублей, этот срок должен быть не менее 7 дней.

На заметку
До окончания срока приема заявок вы имеете право отозвать свою заявку или внести в нее изменения.

Подача заявки в электронной форме на ЭТП возможна лишь в том случае, если вы аккредитованы на данной площадке и можете предоставить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Обе части заявки должны быть отправлены одновременно. После ее регистрации оператор пришлет вам подтверждение того, что заявка получена.

Презентуем компанию - шаг 7

Нередко заказчик, обратив внимание на компанию, хочет увидеть ее презентацию. Это важный шаг - вам предстоит продемонстрировать все достоинства вашей организации и выгоды от сотрудничества с вами. Поэтому презентацию не следует делать впопыхах, она должна быть наготове. Обязательно стоит включить в нее наглядные видеоматериалы, инфографику, конкретные факты - все, что позволит потенциальному заказчику составить полное (и лестное!) мнение о вашей компании буквально за несколько минут.

Ожидаем результатов проведения тендера - шаг 8

После того как пройдены все предыдущие шаги, вам остается только ждать результатов. Протокол подведения итогов будет опубликован заказчиком тендера на ЭТП в течение 3 дней после его составления. И если вы все сделали правильно, у вас будет очень неплохой шанс оказаться победителем.

Проведение тендеров для компании-новичка - непростой процесс. Сложнее всего правильно оформить все необходимые документы и обеспечить себе банковскую гарантию. Именно ради экономии времени и снижения риска ошибок многие компании, не имеющие собственного тендерного отдела и не располагающие свободными средствами, обращаются за помощью к специалистам.

Как получить финансовое обеспечение участнику тендера?

За ответом на данный вопрос мы обратились к эксперту консалтинговой компании КСК групп Андрею Тюрину:

«Обычно главным камнем преткновения для компаний, желающих принять участие в тендере, становится необходимость предоставления организатору торгов финансового обеспечения. В первую очередь это касается госконкурсов, на участие в которых для подачи заявки законодательно необходима банковская гарантия. Все чаще требуют предоставления подобной гарантии и крупные коммерческие заказчики.

При этом сроки подачи заявок ограничены, а банку для принятия решения о выдаче гарантии требуется время, порой не устраивающее соискателя. Ожидая одобрения, компания-соискатель может упустить момент, впустую потратив усилия на подготовку заявки. Именно поэтому содействие в получении банковской гарантии стало одной из самых востребованных услуг в КСК групп.

Консультируя средний и крупный бизнес по данному вопросу, мы понимаем, что клиенту требуется не просто совет, а полновесное решение его проблемы с заранее просчитанным экономическим эффектом в оговоренные сроки. Наша помощь заключается в обеспечении лучших условий предоставления банковской гарантии и полном сопровождении компании до получения ею документа.

Обращаясь к услугам КСК групп, постоянные клиенты знают, что могут рассчитывать на оформление банковской гарантии на комфортных условиях: под более низкий процент, чем в среднем по рынку, на более продолжительный срок и при максимальной лояльности к наличию залогового обеспечения. Добиться согласия выбранного банка на благоприятные условия удается благодаря тщательной подготовке и структурированию сделки, а также взаимодействию с лицами, принимающими решения либо способными повлиять на окончательное решение в кредитной организации.

В большинстве случаев мы добиваемся принятия положительного решения на кредитном комитете банка в отношении выдачи гарантии. Отдельно стоит упомянуть об оперативности решения вопросов: мы всегда укладываемся в сроки, которые берем на себя, - обычно удается оформить банковскую гарантию в течение суток».

P. S. Более детальную информацию о реализованных проектах можно получить на сайте . Здесь же можно оставить заявку на бесплатную первичную консультацию.

Мнение редакции

С 1 июля 2018 го­да пра­во вы­да­вать бан­ков­ские га­ран­тии оста­лось толь­ко за бан­ка­ми, чей кре­дит­ный рей­тинг не ни­же «А-(RU)» агент­ст­ва АК­РА и не ни­же «ruА-» рей­тин­го­во­го агент­ст­ва «Экс­перт РА». Это зна­чит, что ко­ли­чест­во бан­ков, ра­бо­та­ю­щих с участ­ни­ка­ми тен­де­ров, зна­чи­тель­но со­кра­ти­лось, а срок рас­смот­ре­ния за­явок вы­рос. В та­ких усло­ви­ях об­ра­ще­ние к бро­ке­ру или в кон­сал­тин­го­вую фир­му, если у вас нет собст­вен­но­го тен­дер­но­го от­де­ла, ста­ло прак­ти­чес­ки не­об­хо­ди­мым.

Для чего проводятся коммерческие тендеры?

В последнее время участие в тендерах становиться распространенной практикой. К факторам, определяющим необходимость проведения коммерческого тендера компанией-заказчиком, относится сочетание следующих условий: четкое понимание своей потребности в определенных товарах, работах или услугах, наличие технического задания, бюджета на проект, сложность выбора между несколькими компаниями- поставщиками.

Есть и другие причины. В области корпоративной и государственной политики закупок существует требование проведения конкурсных процедур при размещении заказа. Во многих организациях принято принимать решение о выборе компании - поставщика товаров, работ или услуг на основании торгов, которые проходят через объявление открытого или закрытого конкурса. Торги в бизнес - сообществе принято называть тендером. Термин «тендер» пришел в российскую экономику из мировой экономики, где тендерная деятельность является основным механизмом реализации системы государственно- частного партнерства. Тендеры на российском рынке проводит и корпоративный, и государственный сектор. Сегодня требование о проведении торгов предъявляется в России ко всем заказам, объявляемым государственными и муниципальными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей в квартал.

Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. Контракт будет заключен с тем предприятием, которое сделало наиболее выгодное предложение для организатора тендера. Выиграть тендер поставщику нелегко: необходимо стать поставщиком востребованного на рынке товара, иметь хорошую команду специалистов, разобраться в законодательстве и тонкостях конкурсных процедур.

Компании-поставщики, благодаря проведению тендера, создают вокруг себя конкурентную среду, имеют возможность получить заказ на свою продукцию за лучшую цену.

Коммерческие тендеры регулируются нормами Гражданского кодекса РФ и регламентами, установленными самими компаниями-заказчиками.

Статья 448 ГК РФ определяет, торги проводятся через открытые и закрытые аукционы и конкурсы. В открытом аукционе и открытом конкурсе может участвовать любое лицо, в закрыты - участвуют только лица, специально приглашенные для этой цели. Организатор обязан известить общественность о торгах не менее чем за 30 дней до их проведения.

В четвертой главе 135–ФЗ «О защите конкуренции» предусмотрены антимонопольные требования к торгам и особенности отбора финансовых организаций.

Систематизацию и унификацию процедур частных тендерных торгов осуществила РАО «ЕЭС России». Компания применила для проведения коммерческих тендеров базовые принципы и стандарты, предусмотренные для государственных торгов и прописанные в 94- ФЗ. Набор конкурсных процедур был расширен: открытый конкурс, открытый конкурс с предварительным отбором, закрытый конкурс, двухэтапный конкурс, многоэтапный конкурс, конкурсы (открытые, закрытые) с переторжкой, ценовой конкурс, запрос цен, запрос предложений, конкурентные переговоры, закупку у единственного источника.

Большинство коммерческих торгов проводятся по тем же принципам, что и государственные торги. Разница состоит в том, что деятельность государственных организаций при проведении торгов жестко регламентирована законодательством, а коммерческие организации проводят тендеры по более свободной форме. Они ориентируются на внутренние документы, принятые в самих компаниях.

Коммерческие организации не имеют такого единого и универсального закона для проведения тендеров, как 94- ФЗ для государственных закупок. Причина в том, что каждая сфера бизнеса имеет много отличий и свою специфику.

Для коммерческих предприятий важны эффективность закупки и оптимальная процедура проведения тендера.

Многие компании-заказчики имеют электронные площадки для проведения торгов, на них ведется основная закупочная деятельность. Так, РАО ЕЭС создал единый интернет-ресурс для компаний электроэнергетики (www.b2benergo.ru). Коммерческие тендеры проводятся на таких площадках, как B2B-NPK, B2B-Avia, B2B-SNG, B2B-Холод, B2B-Спорт, B2B-Металлург, B2B-Агро, B2B-ЖКХ, B2B-Авто, B2B-Телеком, B2B-Страхование и другие. Все эти порталы имеют единые базы данных (то есть зарегистрированные на одной площадке компании могут принимать участие в торгах и на других), схожие регламенты, единообразный интерфейс. В каждой отрасли есть порталы, консолидирующие информацию о торгах, также работают межотраслевые порталы типа «Трейд.Су» (alltenders.ru; i-tenders.ru). Основное отличие b2b от консолидирующих информацию площадок в том, что на последних не проходят сами торги, на них не предусмотрены процедуры. Там размещается информация, в частности, извещения и ссылки на сайт заказчика, где, как правило, размещается конкурсная документация.

Выбор места для участия в торгах зависит от финансовых и организационных условий, которые предлагают разные площадки. Одни площадки берут абонентскую плату, другие - процент от сделки, третьи - единовременную плату, четвертые предоставляют бесплатное участие либо для поставщиков, либо для заказчиков.

Какие тендеры бывают?

Первая разновидность тендера – это «тендер цены». Заказчик точно знает, какие товары, работы или услуги и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А поставщики товаров или исполнители работ или услуг выдвигают свои предложения по поставкам товаров, по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене.

Второй вид тендеров – это тендер «открытых решений». Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании не имеют четкого представления о том, какие товары, виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться и в том случае, если желаемый результат можно достичь различными способами. Компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат, который желательно достигнуть. Компании- участники предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

В том случае, когда приходится принимать сложные решения, применяют двухэтапную модель тендера. На первом этапе компания- заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Открытый или закрытый тендер?

Преимущества открытого конкурса – в его публичности, что важно при проведении крупных и сложных закупок, выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. У поставщиков в этом случае больше ответственности, они более тщательно относятся к подготовке и подаче предложений. Для поставщиков сложности связаны с тем, что конкурсная процедура четко регламентирована и по срокам, и по последствиям. Для заказчика сложности в трате временных ресурсов, в наличии элемента непредсказуемости, связанного с риском прихода непроверенных компаний.

Закрытый конкурс - лучшая процедура для закупок небольшими партиями. Несмотря на сужение конкуренции, проще становится процесс обработки и оценки заявок, специально приглашаются проверенные компании.

Правила подготовки к участию в тендере.

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения. Компания- заказчик описывает в конкурсной документации критерии и сроки выбора участников и победителя тендера.

Рассмотрим план работ по подготовке к участию в тендере.

1 этап. Изучение тендерной документации и принятие решения об участии в тендере.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с конкурсной документацией компании, которая проводит тендер.

Заказчик направляет бриф (приглашение к участию) потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

1.описание компании-заказчика

2.постановка проблемы и описание желаемого результата

3.требования к участникам тендера

4.описание формы подачи заявки

5.критерии оценки претендентов

6.сроки проведения тендера.

Разберемся с содержанием брифа.

Описание компании-заказчика.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с историей компании, которая проводит тендер. Необходимо обратить внимание на численность компании, сектор экономики, в которой она работает, вид бизнеса и его специфические особенности. Буклеты и брошюры, интернет-ресурсы о компании, содержание сайта компании позволят получить представление о заказчике. Информация о компании даст возможность правильно подготовить тендерную документацию.

Постановка проблемы и описание желаемого результата.

Этот раздел брифа показывает, какую проблему необходимо решить заказчику. Тендерная документация содержит техническую и коммерческую часть. В технической части дается описание и общая информация об объекте торгов, инструкция для поставщиков, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи конкурсных заявок и другая требуемая информация. В коммерческой части указаны цена, условия, графики платежей, источники финансирования контракта.

Требования к участникам тендера.

Среди требований может быть определено требование о наличии опыта проведения аналогичных проектов, отзывов предыдущих клиентов, наличие информации о сроке работы на рынке компании - поставщика.

Описание формы подачи заявки

В этом разделе компания - заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (предложении) от компании - участницы тендера.

Критерии оценки

Критерии оценки включают такие параметры, как цена, время проекта, отсутствие соисполнителей.

Сроки проведения тендера

Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.

Как правило, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

2 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, могут обращаться к заказчику за дополнительной информацией, чтобы уточнить видение проблемы заказчиком и пути ее решения.

3 этап. Подготовка заявки.

Довольно часто бывает так, что предприятие не допускают к участию в тендере еще на этапе проверки тендерных предложений, если поданная им заявка была некорректно составлена. Тендерные документы должны быть оформлены профессионально.

4 этап. Презентация предложений.

Компания-заказчик тендера приглашает на встречу финалистов конкурса, которые имеют возможность убедить в том, что их предложение является лучшим. Для того, чтобы выиграть тендер, поставщику необходимо выгодно преподнести материал и заинтересовать заказчика. Профессионально подготовленная презентация должна быть доступной и наглядной, должна содержать графическую информацию, сопоставление с работой других компаний. Нелишним будет приложить список крупных заказчиков и клиентов компании-поставщика, их отзывы.

5 этап. Окончательный отбор.

Ответственные руководители компании - заказчика коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В процессе обсуждения уточняются мнения внутренних заказчиков, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

6 этап. Объявление победителей.

На общем собрании или через СМИ при проведении открытого тендера или в персональном порядке, если тендер был закрытый, участники тендера оповещаются о завершении конкурсных процедур и выборе победителя.

Бытует мнение, что для победы в тендере, нужны связи. Конечно, издержки есть в любом бизнес-процессе, и все же существует три определяющих критерия победы в коммерческом тендере - это цена контракта, качество и квалификация.